Calidad es sinónimo de buen servicio, por lo que todas las empresas deben preocuparse de brindar la mejor. Esto es posible gracias al Aseguramiento de Calidad, que puede ampliar la confianza y la seguridad de los usuarios o clientes frente a la institución. Por ello, en este artículo te explicamos qué es, cuáles son sus componentes, característica y más.
¡Sigue leyendo para conocer toda la información!
Tabla de Contenidos
¿Qué es el Aseguramiento de Calidad?
El Aseguramiento de la Calidad se define como las distintas acciones que toman las empresas, instituciones u organizaciones con la finalidad de entregar a los consumidores o usuarios bienes o servicios con el nivel de calidad esperada.
Por esta razón, aplicar un sistema de Aseguramiento de Calidad multiplica la confianza y la seguridad hacia los consumidores o usuarios de las empresas ya que se garantiza que los productos reunirán las condiciones adecuadas de calidad.
Todo esto se hace mediante la aplicación de diversas normas de calidad que se encuentran reguladas bajo un sistema que permite la organización, la dirección y el control dentro de todo el proceso.
Consideraciones
Para decirlo en otras palabras, el Aseguramiento de Calidad podría concebirse como un tipo de auditoría, la cual verifica y valida que los estándares de calidad se cumplan dentro de los productos o servicios, es decir se confirma que se cumplan todos los procedimientos mínimos esperados en el producto.
Ahora bien, para que las empresas puedan cumplir ante dicho aseguramiento es preciso que sigan una serie de acciones que previamente se consideran, se planifican, se sistematizan y se implantan como un conjunto de reglas a seguir.
Igualmente, es necesario que todos los procesos que conlleva el aseguramiento de la calidad se documenten debidamente. Desde la planificación y la estipulación de tareas o responsabilidades, hasta el registro de los resultados y todos los mecanismos de observaciones que se aplican en lo interno de cada empresa.
Características del Aseguramiento de Calidad
Algunas de las características que se pueden mencionar en este tipo de procesos son:
- Promueve un mecanismo de control frente a la calidad del producto o servicio.
- Permite el análisis y disminución de costos.
- Previene posibles errores futuros.
- Resalta el buen diseño o producción del producto.
- Demuestra compromiso con la marca o empresa.
- Mejora las gestiones internas.
¿Qué es un Sistema de Aseguramiento de Calidad?
Luego de explicar todo lo anterior, pasamos a hablar de lo que es un sistema de aseguramiento de calidad. Este, es como tal el proceso que se implementa con el objetivo de ofrecer una mejora continua y constante al proyecto de la empresa o institución.
Con esto se logra disminuir el desperdicio de los diversos materiales, culminar con las actividades que no aportan valor y que aumentan los costos, y por consiguiente se promueve la eficiencia y la calidad en los productos que se ofrecen.
¿Para qué se aplica el Aseguramiento de Calidad?
El Aseguramiento de Calidad se aplica por muchos motivos, pero los dos más representativos son: la reducción de costos y materiales y la mejora directa e inmediata de la calidad del servicio o producto.
Productividad y reducción de costos o materiales
En este punto, es fundamental evitar el desperdicio de materiales dentro del proceso productivo del producto. Con esto, inmediatamente se mejora la productividad de la empresa, pues se centra específicamente en alcanzar los objetivos que los clientes esperan sobre la calidad del producto.
También, con el Aseguramiento de Calidad se pueden reducir costos o la utilización de materiales, ya que identifican aquellas actividades que sólo aumentan los costos y no agregan valor al asunto.
Aumento de calidad y satisfacción del cliente
En el mismo sentido, el aseguramiento incrementa la calidad de los productos que recibe el cliente, lo que brinda la suficiente confianza que se quiere obtener, permaneciendo documentado y certificado.
Esto se traduce en clientes satisfechos, lo cual a su vez permiten que estos aumenten su frecuencia de compra y que recomienden los productos, generando ingresos más sólidos mayores utilidades.
Componentes de Aseguramiento de Calidad
El sistema de Aseguramiento de Calidad posee los siguientes componentes:
Manual de administración
Este es un manual que incluye los datos importantes que deben ser considerados para su utilización en el plan de administración de calidad de cada empresa. Por esta razón, acá se definen las instrucciones específicas para lograr los objetivos de forma individual en cada organización.
Medidas de control de calidad
En esta línea, con las medidas de control de calidad se logra medir y establecer el grado o nivel de calidad alcanzado en cada actividad del proceso. Dichas medidas pueden utilizar criterios como rendimientos en plazos establecidos, formas de ejecución de los presupuestos, frecuencia de errores u otros.
Reportes referentes al rendimiento alcanzado
Por otra parte, los reportes o informes de rendimiento alcanzado deben desarrollarse dentro de ciertos periodos de tiempo en medio de las partes del proyecto. Con esto, se podrá monitorear como se están desempeñando las actividades y evitar despilfarro con los materiales o costos.
En este punto también se puede revisar si se están cumpliendo tiempos, de acuerdo con los establecidos en los cronogramas, se logra chequear el recorrido del proceso de entrega, y finalmente, medir el rendimiento técnico o de cualquier otra actividad que involucre costos.
¿Cómo se realiza la implementación?
Para desarrollar e implementar un correcto y buen sistema de Aseguramiento de Calidad, es recomendable considerar lo siguiente:
Convencimiento de los cabecillas o líderes
Este aspecto es muy relevante ya que es esencial que los directivos, cabecillas o líderes de las empresas se encuentren plenamente convencidos de los beneficios que se obtendrán con la implementación del plan de Aseguramiento de Calidad.
Con esto, además, el proyecto podrá contar con su respaldo y contribución dentro de todo el sistema.
Elegir el mejor sistema y comunicarlo a todos los niveles de la empresa
Se tendrá que elegir el mejor sistema o modelo de Aseguramiento de Calidad que será usado por la empresa.
Sin embargo, esto no es suficiente, porque esta información debe ser compartida a todos los niveles de la empresa, a sus miembros, empleados o representantes de cargos. La misión siempre es la misma: lograr la aceptación y el trabajo en equipo.
Contar con un responsable de la implementación
Un líder, o una persona que asuma el mando como responsable para llevar a cabo todo el proceso de desarrollo e implementación del proyecto, es indispensable. Así pues, esta persona podrá nombrar después a un comité, formado por personas claves, que formen el equipo de trabajo correspondiente dentro de la ejecución del proyecto.
Dicho comité estará encargado de coordinar todo desde el principio, revisando y aprobando el manual de calidad, hasta el momento de establecer los procedimientos, realizando las revisiones periódicas hasta alcanzar el resultado final.
Finalmente, habrán oportunidades se hará justamente necesario buscar o consultar en asesoría externa para poder llevar a cabo la implementación del sistema de Aseguramiento de Calidad.
Herramientas y técnicas para la implementación del sistema de Aseguramiento de Calidad
Para lograr una buena implementación del sistema de Aseguramiento de Calidad se necesitan dos claves herramientas técnicas. Por un lado, la auditoría de calidad y por el otro los análisis de procesos.
- Auditoría de calidad: Esta se trata de una revisión y supervisión estructurada del proceso. Todo con la finalidad de determinar si las operaciones siguen las políticas y procedimientos correspondientes y acordados por la organización con respecto a la calidad. En este punto, se busca principalmente examinar las prácticas que se realizan, detectar posibles fallas, apoyar y guiar el proceso de mejora y finalmente analizar los datos recolectados.
- Análisis de procesos: Por el otro lado, los análisis de procesos son los que determinarán cuáles son las etapas que necesitan mejoras urgentes. Igualmente, se hace cargo de los inconvenientes que surjan así como de las actividades que no generan ningún valor.
En síntesis, los análisis de procesos encuentran problemas y sus posibles causales, con el objetivo de solucionarlos y generar estrategias preventivas.
Importancia de los Sistemas de Aseguramiento de la Calidad
La calidad es la clave diferenciadora en los mercados. Por ello, aunque no existe un proceso perfecto que esté libre de errores, los Sistemas de Aseguramiento de la Calidad permiten conocer las irregularidades, atacarlas de raíz y así mejorar la calidad del producto o servicio.
En medio de un mercado cada día más competitivo, la calidad toma la delantera y necesita permanente evolución. Por ello, esta herramienta permite exponer nuevos mecanismos y proponer nuevas formas de adaptación.
Beneficios del Sistema de Aseguramiento de la Calidad
Al ser un complemento del Sistema de Gestión de Calidad, el proceso de Aseguramiento de la Calidad puede arrojar grandes beneficios, como por ejemplo:
- Fortalece la coordinación de tareas y responsabilidades. Esto porque se enfoca directamente en optimizar los procesos y confirmar la efectividad de los mismos. En otras palabras, garantiza el buen y correcto funcionamiento de los procesos dentro de la institución o empresa.
- Promueve confianza y seguridad. Para los clientes e inversores, mantener un estándar de calidad brinda sistema sólido de confianza y seguridad. Para los socios o inversores, porque es una forma de chequear que sus inversiones están a salvo. Por su parte, para los clientes porque es un proceso que les genera la confianza suficiente a la hora de elegir los productos en el mercado o de disfrutar como usuario de algún servicio.
- Disminuye el riesgo de fallos. Gracias al monitoreo o chequeo constante que provee un correcto sistema de Aseguramiento de Calidad, se producen menos fallas en el interior de los procesos. Sin embargo, aunque no se descartan los errores, si reducen en gran medida la probabilidad de que ocurran. Pues, ayudan a las empresas a blindarse y estar mejor preparadas para enfrentar los problemas.
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