El Control Interno es una herramienta que ayuda a las empresas a mejorar su gestión. Al respecto, te comentamos que no importa el tamaño, a lo que se dedique la entidad ni el sector al que pertenezca. Lo que si es recomendable, que cada organización cuente con sus propios controles, que le permitan obtener una seguridad razonable en sus procesos.
Es por este motivo, que hemos preparado para ti este escrito, que te servirá de guía para conocer más sobre esta temática, el cual comenzaremos con definir al Control Interno, los objetivos que persigue y sus elementos. Además, presentamos sus componentes, los tipos de controles, el Sistema de Control interno.
Tabla de Contenidos
¿Qué es el Control Interno?
El Control Interno es un sistema que contiene el plan de organización, las políticas, normas, métodos y procedimientos adoptados por la entidad.
Lo anterior es con el propósito de resguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y promover la calidad de sus operaciones en pro del cumplimento de la misión, objetivos y metas de la empresa.
Cabe destacar que, el Informe COSO (Committee Of Sponsoring Organizatións of the Treadway Commission) que fue publicado en el año 1992, se le atribuye la autoría a lo que hoy en día conocemos como Sistema de Control Interno. En el mismo documento, podrás encontrar aspectos conceptuales, así como una serie de recomendaciones en materia de control interno.
Objetivos del Control Interno
El Control Interno representa una responsabilidad que debe ser compartida con todos los integrantes de la entidad. Es por ese motivo que, su difusión continua se hace necesaria para lograr mejores resultados en la gestión. En ese sentido, sus objetivos son los que se mencionan a continuación:
- Garantizar que las actividades de la empresa se desarrollen de conformidad con las normas internas y externas de la entidad.
- Velar por el funcionamiento adecuado de los niveles de aprobación y delegación de las responsabilidades en cada una de las áreas de la empresa.
- Garantizar la obtención de información financiera confiable, oportuna y suficiente para facilitar la toma de decisiones y para el control de la gestión.
- Promover la implantación de mecanismo de protección, resguardo y uso de los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad.
- Prevenir fraudes y el desarrollo de actividades contrarias a los objetivos de la empresa.
- Impulsar la eficiencia de la empresa en pro de alcanzar los objetivos y metas de la organización.
A fin de alcanzar los objetivos descritos anteriormente, es necesario que la gerencia se encuentre comprometida con el establecimiento de controles y que involucre a todos los integrantes de la organización.
Elementos del Control Interno
Los elementos que conforman al Control Interno, deben estar alineados con las normas, políticas, objetivos y metas. Además deberán promover la eficiencia y eficacia en los procesos, donde todos los integrantes de la organización deben comprometerse y propiciar el uso de controles.
Al respecto, esos elementos son los siguientes: Plan de la organización, Procedimientos, Talento humano, Niveles de autorización, Sistema de información y Supervisión. Cabe mencionar que, los mismos han de estar en consonancia con los objetivos y metas trazadas. Además, deben ir de la mano con las normas internas y externas de la empresa.
Recomendaciones
Adicionalmente, te comentamos que se deben fomentar algunas prácticas para garantizar un buen funcionamiento del Control Interno de la empresa. En ese sentido, a continuación presentamos algunas de ellas:
- Segregación adecuada de funciones. Lo anterior, quiere decir que las personas encargadas de manejar el efectivo deben ser distintas a las que registran operaciones y a las que autorizan los mismos.
- Crear documentos normativos para estandarizar las actividades, delimitar las responsabilidades y evitar ser discrecional en el ejercicio de las funciones.
- Generar políticas sobre niveles de autorización de los procesos (pagos, cobros, producción, entre otros)
- Creación y difusión de un código de ética.
- Existencia de formas pre-numeradas para las facturas de ventas, registros contables, notas de entrega, notas de despacho, entre otras.
- Adquisición de sistemas computarizados que faciliten la automatización de los procesos.
- Arqueos sorpresa de caja y de los equivalentes del efectivo.
- Inspecciones periódicas a los inventarios.
- Creación de niveles de acceso, de seguridad a las instalaciones y resguardo de los activos.
- Instauración de indicadores de control y gestión.
- Adopción de normas de higiene y seguridad laboral.
- Promulgación de metas y objetivos claros y factibles.
- Establecimiento de tiempos y controles para la realización de las tareas.
- Adquisiciones de pólizas de seguros para el resguardo de los recursos de la empresa.
- Capacitación y evaluación continua al personal.
- Remitir a los trabajadores sus funciones y actividades de forma escrita.
- Rotación de las tareas.
- Creación de cronogramas de pagos.
- Contratar al personal idóneo y capacitado para el desempeño del puesto de trabajo.
- Creación de políticas contables para el registro y cierre de operaciones.
Componentes del Control Interno
El Control Interno está conformado por cinco componentes que están interrelacionados entre sí y que encuentran asociados a la gestión administrativa de la empresa. Dichos elementos, pueden ser considerados dentro de las normas utilizadas para evaluar dichos controles.
A su vez, sirven de parámetro para evaluar la eficacia y eficiencia de los controles. Esos componentes son los siguientes:
- Ambiente de control. En este caso, comprende el conjunto de elementos provenientes del entorno organizacional que incentivan a los trabajadores sobre el control, los cuales ser establecidos por la alta gerencia de la empresa. Ejemplo: políticas de recursos humanos, código de ética.
- Evaluación de riesgos. Consiste en identificar y evaluar aquellos aspectos que puedan comprometer negativamente los objetivos de la entidad.
- Actividades de control. Son los métodos, políticas y procedimientos creados para manejar y minimizar los riesgos, a fin de alcanzar los objetivos institucionales. Ejemplo: manuales de procedimientos.
- Información y comunicación. Está conformado por los sistemas y procesos que utiliza la empresa para comunicarse y obtener información entre sus integrantes. Ejemplo: correo corporativo.
- Monitoreo o supervisión. Son las herramientas utilizadas por la gerencia, para determinar la efectividad de los controles.
Tipos de Control Interno
Los Tipos Control Interno son los siguientes: control contable y control administrativo. En eses sentido, el primero de ellos se refiere a la fiabilidad de los registros contables y de la información reflejada en los estados financieros.
Es de hacer notar que, el control contable también se denomina financiero y comprende los planes, políticas y procedimientos relacionados con el control de los recursos financieros. Además, incluye los mecanismos para verificar la veracidad y exactitud de la información financiera (registros e informes).
los mismos deberán proporcionar la seguridad razonable sobre los registros sean realizados con apego a las normas, políticas y procedimientos. Incluye además que cuenten con los niveles de autorización y lo que refleja es constantemente verificado.
Por su parte, el control interno administrativo está asociado a los planes, procedimientos y políticas asociadas a la autorización de las operaciones por parte de la gerencia. Por consiguiente, su propósito es promover la eficiencia operativa, garantizar el apego con las leyes y normas internas y alcanzar los objetivos y metas planificadas.
Cabe destacar que, para garantizar que una empresa pueda funcionar adecuadamente, es necesario que posea todos los recursos que necesite para operar (humanos, materiales y financieros). Adicionalmente, debe poseer una estructura organizativa idónea con su razón social y contar con trabajadores capacitados y éticos en el ejercicio de sus funciones.
Sistema de Control Interno y sus Elementos
El Sistema de Control Interno es un procedimiento de control, el cual se encuentra conformado por un conjunto de actividades. Por consiguiente, las mismas son realizadas y articuladas por las dependencias de la organización. Cabe destacar que, su propósito fundamental es el de asegurar que la información sea fiable ante una revisión posterior.
En virtud a lo anterior, es importante que la empresa genere su propios mecanismos de monitoreo y control. En consecuencia, que se ajusten a sus necesidades y le faciliten cumplir con sus objetivos. Además de ello, la alta gerencia debe estar comprometida con los controles.
Dentro de los elementos del sistema de Control Interno, podemos encontrar los siguientes aspectos:
- Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como específicas.
- Determinación de las políticas y procedimientos para la ejecución de los procesos, actividades y tareas.
- Definición de las políticas de personal que faciliten el sistema de administración, evaluación y de remuneraciones al personal.
- Adopción de sistemas de información y comunicación que faciliten la gestión y fortalezcan los controles.
- Implementación de medidas adecuadas para la protección y resguardo de los recursos.
- Delimitación clara y precisa de los niveles de autorización y de responsabilidades.
- Creación de mecanismos para conocer las opiniones de los usuarios internos y externos de la entidad.
- Establecimientos de sistemas de indicadores que permitan evaluar el control y la gestión.
- Simplificación de los procedimientos administrativos.
- Creación de manuales y procedimientos.
- Generación de sistemas confiables para la evaluación del control y para la adopción de medidas correctivas.
- Implementación de programas de adiestramiento dirigidos al personal directivo y al personal operativo.
- Adopción de una estructura organizativa que se amolde a la entidad y facilite el cumplimiento de los planes.
“Un buen control interno fortalece la gestión de la empresa y garantiza su sostenibilidad”
