Cuando hablamos de empresas y de departamentos como el de Recursos Humanos, resulta fundamental hablar de la descripción de puestos de trabajo. Esto es algo vital para el conocimiento de todos los integrantes de la organización y más aún, si la empresa pretende reclutar a nuevos miembros para el equipo.
¿Sabes qué es? ¿Cómo se realiza? ¿Cuál es su importancia? Esto es algo que debería tener toda empresa, detallando cada cargo jerárquico que esté dentro de la organización. Sin embargo, acá te explicaremos las respuestas a las preguntas anteriores y mucho más.
¡Sigue leyendo el presente artículo!
Tabla de Contenidos
¿Qué es la Descripción de Puestos de Trabajo?
La descripción de puestos de trabajo es una herramienta utilizada en el área de capital humano, generalmente en Recursos Humanos, que consiste en enlistar, detallar y definir las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos laborales que posee la empresa.
Esto quiere decir que es un instrumento que debería tener toda institución dentro de su estructura, que detalla y precisa las funciones de los diversos cargos dentro de la misma, así como los conocimientos, habilidades y actitudes que deben presentar las personas que se postulen o quienes ocupen el puesto.
¿Para qué sirve?
Esta herramienta sirve como una especie de guía para la selección e incorporación de personal de manera más efectiva, para un cargo específico.
Asimismo, es muy útil tanto para la empresa como para el mismo personal. Pues, permite atraer talento calificado, apto y adecuado a las necesidades de la empresa, y a los postulados les brinda claridad en lo que el ente espera de ellos.
También, es una pauta importante para el departamento de Recursos Humanos antes de iniciar la búsqueda del candidato ideal para cualquier vacante. Esto, ya que con la descripción de puestos de trabajos clara se puede atraer correctamente a los candidatos al tener identificadas las responsabilidades, características y competencias que se requieren para desempeñar el trabajo que se está ofertando.
Importancia de la herramienta
Una buena descripción de puestos de trabajo permite determinar más fácilmente el perfil que debe cumplir un postulado para entrar a una empresa. Asimismo, incluirá una definición exacta de lo que se busca, y tanto para la empresa como para los postulados a la vacante, será más fácil determinar si están aptos o no para el cargo.
En este sentido, si una empresa tiene una herramienta como esta puede ahorrarse tiempo y descartar inmediatamente a algunos de los individuos que aunque desean conseguir el empleo, no cumplen con los requerimientos.
Además, para las personas que decidan optar por la vacante y obtengan una descripción de puestos de trabajo, será más fácil identificar no solo si cumplen con el perfil, sino si están de acuerdo con todos los lineamientos que exige la empresa.
Esto, ya que la herramienta expone desde rango salarial, hasta tipo de actividades, habilidades y factores necesarios para lograr los objetivos. Funciona incluso como una herramienta de metodologías a la hora de describir un puesto de trabajo dependen de los objetivos que se busque con la descripción.
Finalmente, en este punto es necesario exponer que los elementos y las metodologías que sean utilizadas para la descripción del puesto de trabajo se encuentran integradas en las herramientas de evaluación y estas a su vez se denomina como perfil de factores de desempeño eficaz.
¿Cómo elaborar una Descripción de Puesto de Trabajo?
La descripción de puestos de trabajo en una empresa o institución es un proceso ordenado que debe tener en cuenta, inicialmente, los siguientes elementos:
- Descripción del empleo: cuál es el cargo de trabajo y a qué se dedicará especialmente. Objetivos del puesto: qué papel desempeña dentro de la empresa y qué objetivos tiene dentro de la organización.
- Organigrama: donde se representa de manera gráfica la ubicación del puesto dentro de la estructura de la empresa. En este punto, se incluyen los demás cargos, para que la persona pueda conocer qué puestos están tanto superior como inferior a él.
- Tareas a cumplir: qué tareas se realizan, cuál es su frecuencia y cuánto tiempo se necesita para completarlas. Relaciones y comunicación interna: el conocimiento sobre qué otros departamentos se relacionan con el empleado y cómo se dan sus comunicaciones.
- Movilidad: en caso que el cargo requiera viajes o traslados, se debe especificar la frecuencia y la duración de los mismos. Condiciones ambientales: acá se debe indicar en qué condiciones ambientales se realiza el trabajo.
- Riesgos: riesgo de accidentes laborales a los que se exponga el trabajador o a los que exponga a otros.
- Jornada detallada: el horario de trabajo, guardias de fines de semana (en caso de serlo), posibilidad de trabajo nocturno y posibles limitaciones sobre el tiempo de vacaciones.
- Rango salarial: finalmente, la descripción de puestos de trabajo debe especificar la remuneración de cada trabajador por puesto. Igualmente, debe exponerse la forma de escalas y avances de cargos, así como los requerimientos para lograrlos.
Factores claves para la elaboración
Sumados a los indicados anteriormente, existen otros factores claves que deben estar dentro de la elaboración de la descripción de puestos de trabajo. Por ello, los presentamos a continuación:
- Identificación: el nombre del cargo y de la empresa
- Misión: esto ya que cada cargo no solo debe tener explicadas sus funciones, sino que debe tener detallado qué espera de un empleado para que opte por la posición.
- Experiencias: cuál es la experiencia previa que debe tener toda persona para conseguir el puesto de trabajo. En este punto, deben notificarse todo lo que sea necesario saber para estar en el empleo.
- Antecedentes académicos: acá se deben describir cuáles son los requisitos académicos que necesita el cargo, ya sea universitario e incluso extras. Por ejemplo, el manejo de algún otro idioma que no sea el nativo o el conocimiento sobre plataformas o herramientas, como Excel, tan solo por mencionar una.
- Habilidades: en este punto es necesario enfatizar qué habilidades debe tener un empleado antes de entrar en el puesto ofertado y debe detallar el nivel de competencia. Si es así, durante el reclutamiento y la selección, la empresa puede tener mejores criterios para la evaluación de candidatos.
- Entrenamiento obligatorio: en el formulario se debe mencionar qué formación debe tener el empleado antes de asumir su nuevo rol dentro de la empresa.
Ventajas de la Descripción de Puestos de Trabajo
Esta herramienta genera múltiples beneficios, no solo para la empresa sino también para el empleado (o postulados al cargo). Así pues, se enumerarán a continuación partiendo de ambas clasificaciones.
Para la empresa
- Ofrece una visión completa de las necesidades que requiere el puesto de trabajo que se está solicitando, así como una definición clara de perfiles lo que ayuda al reclutamiento y selección de candidatos para el puesto.
- Transparencia en el proceso de contratación, ya que evita favoritismos y contrataciones por “compromiso” o por ser “conocidos” pero no tener experiencia en el área.
- Genera valoración más justa sobre el trabajo y la definición de salarios.
- Ayuda en la evaluación, previa y posterior, del trabajador.
- Mayor confianza entre la empresa y los empleados.
- Contrataciones específicas y de personal especializado.
- Mayor productividad y optimización del tiempo y del trabajo.
- Facilita la toma de decisiones en cuanto a definición de funciones, responsabilidades, tareas de cada uno y formación para el puesto de trabajo.
Para el empleado
- Claridad para el profesional porque desde el principio sabe lo que la empresa espera de él.
- Aumento en la empatía y compromiso del trabajador hacia la misión, visión y valores de la empresa.
- Incrementa la satisfacción laboral, porque inicialmente se dejaron claros los objetivos marcados para el puesto.
- Mejora la motivación hacia el desarrollo del trabajo, ya que al tener sus tareas definidas, se produce una mejor adaptación al puesto, mayor productividad y mejores respuestas a corto plazo.
- Beneficia las relaciones laborales y la comunicación interna entre compañeros, al no generarse dudas ni cuestionamientos con respecto a quién deberá realizar o no una determinada tarea, ya que cada puesto tiene la suya asignada.
- Produce autodesarrollo en el puesto de trabajo, ya que si la realización es óptima es muy posible obtener un ascenso.
Ejemplo de descripción de puestos de trabajo
Si todavía quedan ciertas dudas sobre la descripción de puestos de trabajo, acá presentamos un ejemplo muy directo. En este caso, todo parte del cargo de Gerente de Marketing y se desglosa de la siguiente manera aplicando lo anteriormente descrito:
- Puesto: Gerente de Marketing.
- Organigrama: dentro de la estructura, está por encima de los ayudantes de marketing y está debajo de su jefe directo, el cual es el gerente general.
- Misión: asegurar que el flujo táctico y operacional de todo el equipo de marketing de la empresa se lleve a cabo de forma efectiva y eficaz.
- Actividades: Diseñar campañas de marketing, dirigir el equipo, analizar las diversas campañas, entre otras.
- Educación: Licenciatura e incluso postgrado en marketing o áreas relacionadas como publicidad, etc.
- Mínimo: la educación superior en marketing o áreas relacionadas.
- Experiencia: Mínimo de tres años en el cargo de gerente de marketing.
- Habilidades: Persona con capacidad de liderazgo, trabajar bajo presión, manejo de equipos y con creatividad al máximo.
Si quieres leer un artículo relacionado, puedes hacer clic aquí
¡Gracias por leernos!
