Los negocios tienen que ver con el intercambio de valor entre dos o más partes, y el efectivo es el activo de ese intercambio. Aunque algunas industrias consumen más efectivo que otras, ninguna empresa puede sobrevivir a largo plazo sin una adecuada Administración del Efectivo.
Para un flujo de caja positivo, las entradas de efectivo a largo plazo de una empresa deben superar sus salidas de efectivo a largo plazo. En este artículo encontrarás información importante para asegurar la utilización óptima del efectivo en una empresa. El dinero es el sustento del negocio y, por lo tanto, es esencial para mantener una sólida posición de flujo de caja en la organización.
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Tabla de Contenidos
¿En qué Consiste la Administración del Efectivo?
La Administración del efectivo es el proceso de recopilación y gestión de flujos de efectivo. En los negocios, es un componente clave de la estabilidad financiera de una empresa. Para las personas, el efectivo también es esencial para la estabilidad financiera, aunque también suele considerarse parte de una cartera de patrimonio total.
El efectivo es el principal activo que utilizan las personas y las empresas para pagar sus obligaciones de forma regular. En los negocios, las empresas tienen una multitud de entradas y salidas de efectivo que deben administrarse con prudencia.
Ello para poder cumplir con las obligaciones de pago, planificar pagos futuros y mantener una estabilidad comercial adecuada. Para las personas, mantener los saldos de efectivo y al mismo tiempo obtener un rendimiento del efectivo inactivo suelen ser las principales preocupaciones.
Objetivos de la Administración del Efectivo
La Administración del efectivo se basa en la compensación entre liquidez y rentabilidad, que produce un aumento del valor para los accionistas. En otras palabras, la compensación significa mantener una alta liquidez y control sobre el saldo de efectivo durante el mayor tiempo posible. Para lograr esa compensación, la Administración del efectivo busca:
- Mantener el capital de trabajo. La organización necesita mantener suficiente efectivo para cubrir sus gastos de rutina, lo cual solo es posible a través de una administración efectiva de efectivo.
- Planificar el gasto de capital. Consiste en determinar la proporción de deuda y capital para adquirir financiamiento para este propósito.
- Manejar los gastos imprevistos. Existen momentos en que la empresa se encuentra con circunstancias inesperadas como la avería de la maquinaria. Estos son gastos imprevistos que afrontar; el excedente de efectivo es un salvavidas en tales condiciones.
- Permitir la inversión. El otro objetivo de la administración del efectivo es invertir los fondos inactivos en la oportunidad adecuada y en la proporción correcta.
- Mejorar la utilización de fondos. Ello significa asegurar la utilización óptima de los fondos disponibles al crear un equilibrio adecuado entre el efectivo disponible y la inversión.
- Evitar la insolvencia. Si la empresa no planifica una gestión de efectivo eficiente, puede surgir la situación de insolvencia. Se debe a la falta de liquidez en efectivo o a que no se obtienen ganancias con el dinero disponible.
Ciclo del Efectivo
El Ciclo del efectivo es uno de los índices de liquidez más importantes. Este índice ayuda a evaluar la salud financiera de una empresa. Este índice indica la cantidad de días dentro de los cuales la empresa recibe efectivo de su inversión en Inventarios y cuentas por cobrar.
Los ciclos de efectivo generalmente se miden en días. Un ciclo de efectivo más corto es mejor que un ciclo de efectivo más largo. Una empresa con un ciclo de efectivo más corto tiene más capital de trabajo y menos efectivo inmovilizado en inventario y cuentas por cobrar. La fórmula para calcular el flujo de efectivo es la siguiente:
Ciclo del efectivo = Días por cobrar + Días de inventario – Días por pagar
En donde Días por cobrar, indica el número de días dentro de los cuales la empresa cobra el dinero adeudado a sus clientes. La fórmula para calcularle es la siguiente:
Días por cobrar = Cuentas por cobrar promedio x 360 / Ventas netas a crédito
Por su parte, Días de inventario indica el número de días que le toma a la empresa liquidar su stock. La fórmula para calcularle es la siguiente:
Días de inventario = inventarios promedio x 360 / Costo de ventas
Por último, Días por pagar indica el número que le toma la empresa realizar el pago de sus cuentas por pagar. La fórmula para calcularle es la siguiente:
Días por pagar = Promedio de cuentas por pagar x 360 / Compras
¿Cómo se Genera y Gestiona el Efectivo en una Empresa?
Una empresa genera efectivo por las actividades normales de sus operaciones. De su capacidad operativa depende el flujo de efectivo positivo constante. Sin embargo, también puede generar flujos de efectivo por actividades de inversión. Esto es, producto de las actividades de compra y venta de activos que generan ingresos.
Ahora, la correcta gestión del efectivo consiste en mantener flujos de efectivo positivos entre la empresa y sus propietarios y acreedores. Los números negativos pueden significar que la empresa está pagando deuda, pero también pueden significar que la empresa está pagando dividendos y recomprando acciones, lo que satisfará a los inversores.
Aspectos Claves para un Adecuado Control del Efectivo
Una empresa debe asegurarse que tiene suficiente flujo de caja para mantener su negocio en funcionamiento. Para ello, es importante prestar atención a los siguientes aspectos:
- Mantener al día la contabilidad. Ello es la mejor forma de comprender todas las transacciones financieras de la empresa.
- Generar estados de flujo de caja. Un contador o un software especializado puede calcularlo.
- Analizar los flujos de caja. Toma la información de los estados de flujo de efectivo y utilízala para comprender cómo se mueve el dinero a través de tu negocio.
- Evaluar el aumento del flujo de caja. ¿Confías en tu tarjeta de crédito o línea de crédito para llegar a fin de mes? Estas son señales de que necesitas liberar más flujo de caja.
- Reducir el gasto donde necesites. El exceso de dinero en efectivo puede deberse a cubrir gastos innecesarios o al pagar gastos en momentos no estratégicos. Reduce el gasto excesivo para aumentar el flujo de caja.
- Disminuir las cuentas por cobrar. No basta con estar esperando los pagos de facturas de los clientes, cuanto más rápido tengas dinero en tu bolsillo, más flujo de efectivo tendrás.
Importancia de la Administración del Efectivo
El efectivo es el más líquido de los activos, por lo cual, una empresa no puede sobrevivir si no tiene un control sobre su efectivo. El efectivo es el activo que tiene la mayor probabilidad de “perderse” y es por eso que debes asegurarte de tener fuertes controles internos.
De todos los activos de la compañía, el efectivo es el que se maneja mal con más facilidad, ya sea por robo o descuido. Para administrar correctamente su efectivo, una empresa debe considerar lo siguiente:
- Contabilizar todas las transacciones en efectivo con precisión para que la información correcta esté disponible sobre los flujos de efectivo y los saldos.
- Asegurarse de tener suficiente dinero en efectivo disponible para pagar las facturas a su vencimiento.
- Evitar tener demasiado efectivo inactivo porque el exceso de efectivo podría invertirse para generar ingresos, como intereses.
- Evitar la pérdida de efectivo por robo o fraude.
La necesidad de controlar el efectivo es claramente evidente y tiene muchos aspectos. Sin la sincronización adecuada de los flujos de efectivo y la protección del efectivo inactivo, una empresa no puede sobrevivir.
Si tu empresa no puede cumplir con sus obligaciones mensuales por operaciones y pasivos, no es solvente. Esto significa que una recesión en la economía o cualquier pérdida de ventas podría ser devastadora. Las empresas que tienen una gestión de efectivo deficiente pueden retrasarse en las deudas y los gastos operativos mensuales.
A veces, cuando las cosas son muy difíciles, la falta de flujo de caja puede impedir el procesamiento de la nómina. Los empleados no trabajarán si no se les paga. Si sus problemas de flujo de caja llegan a ese punto, la empresa tiene pocas posibilidades de recuperarse.
La Administración del efectivo es una de las áreas críticas de la gestión de una empresa y adquiere importancia porque es el activo más líquido. El cual se utiliza para satisfacer las obligaciones de la empresa, pero es un activo estéril ya que no rinde nada.
Es interesante observar que, en la vida real, los gerentes dedican un tiempo considerable a la Administración del Efectivo. Que en realidad es una proporción relativamente pequeña de los activos corrientes de una empresa. Ello precisamente habla de su importancia para la salud y subsistencia de cualquier organización que comercialice o produzca bienes y/o servicios.
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