Gastos de Administración: Qué son, Características y MÁS

Los Gastos de Administración son aquellos que no se pueden vincular directamente con la actividad económica de la empresa, en los procesos de fabricación, producción o ventas.  En otras palabras, son gastos que tienen que ver directamente con la administración general del negocio y no con sus actividades operativas.

Dentro de este contexto, es un concepto de vital importancia en materia financiera y de mucha utilidad, en todas las empresas existentes en el mundo.  Es por ello que, a continuación, te indicaremos todo lo que debes saber sobre este concepto, sus características, diferencias, ejemplos de ellos y mucho más.

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¿Qué son los Gastos de Administración?

A continuación,  no podemos continuar  sin antes hablarte, en términos muy claros y sencillos, sobre que se conoce como Gastos de Administración. Al respecto,  son aquellos gastos en los que incurre una empresa que no se encuentran relacionados de manera directa con la fabricación ni las ventas.

Es importante destacar que, incluso si la empresa no se encuentra operativa de manera temporal, siempre incurrirá en los gastos de tipo administrativo. Es decir, son erogaciones que la empresa debe hacer de manera regular, tales como: gastos telefónicos, la recepción, servicio de aseo y el departamento contable.

En otras palabras, estos gastos están relacionados con la organización en su conjunto en lugar de un departamento o área particular, necesarios para su funcionamiento. Igualmente, estos gastos son vitales para el éxito de la organización, siempre y cuando sean para los efectos de aumentar la eficiencia de la empresa.

Por otro lado, estos gastos son los primeros que se suelen eliminar en los momentos en que se decide un recorte presupuestario en la organización. Por consiguiente, siempre es una meta fundamental mantener bajos gastos administrativos en relación con otros gastos, y así mantener un buen margen de ganancias.

Dentro de este contexto, los gastos administrativos generalmente son más altos en empresas de tipo centralizadas, que en las empresas descentralizadas. Todo ello, en virtud que las centralizadas pueden cubrir estos gastos generales, con el beneficio de afectar en menor proporción sus ganancias.

Características

Ahora pues, en este apartado queremos hablarte sobre todo lo que requieres para conocer con exactitud las características de los Gastos de Administración. Asimismo, suelen ser fijos ya que se ocupan para las operaciones comerciales en general, es decir, siempre van a existir, independientemente de las ventas.

Sin embargo, cabe destacar que existen gastos administrativos de tipo variable aun cuando en menos proporción que los fijos. Por lo que, para una fácil identificación, seguidamente te detallaremos los ejemplos más comunes de estos gastos, dentro de cualquier tipo de empresas:

Para finalizar, es indispensable que tomes en cuenta cada una de estas características propiamente. De tal manera que, así, podrás conocer cada uno de los aspectos que rigen a los Gastos de Administración. Por tanto, te permitirá llevar un mejor manejo en tus finanzas personales y laborales.

Gastos Operativos

Por todo lo antes detallado, debes saber que todo lo relacionado con el término de gastos, en pocas palabras, significa desembolso de dinero. En consecuencia, los gastos operativos son erogaciones por concepto de sueldos y salarios, el alquiler de locales, la compra de suministros, electricidad y otros.

En otras palabras, los gastos operativos son aquellos destinados a mantener un activo en buenas condiciones o a modificarlo para que esté en condiciones apropiadas. De igual forma, los gastos de operación pueden dividirse en Gastos de Administración, financieros, gastos hundidos y gastos de representación.

Asimismo, los gastos de operación también son conocidos como gastos indirectos, visto que son gastos relacionados con el funcionamiento del negocio pero no son inversiones. Todo ello, desde la perspectiva que la inversión implica la resignación de un beneficio inmediato por uno futuro, ejemplo la compra de una maquinaria.

En conclusión, los gastos de operación, se destinan al funcionamiento del negocio en general y no se concretan a la espera de un beneficio futuro. Por lo que, su función es permitir la subsistencia de la actividad comercial, y en definitiva de la organización.

Diferencias Entre Gastos Operativos y Administrativos

Por otro lado, queremos que conozcas de manera fácil, a través de ejemplos, la diferencia entre Gastos de Administración y Gastos Operativos. En este sentido, para una fábrica de calzado, los gastos de compra de cuero, maquinaria, pega y los salarios de las costureras son gastos operativos.

Igualmente, recordemos que los gastos de administración son aquellos que no están vinculados a la producción ni al servicio que presta la empresa. Continuando con el ejemplo de la fábrica de calzado, serían gastos de administración: los gastos de limpieza, secretaría y útiles para la oficina, publicidad etc.

De igual manera, es importante que sepas que los gastos de operación se pueden clasificar en: de venta, de administración y de fabricación. En tal sentido, te recomendamos investigar sobre las características de los gastos de la empresa, a los fines de clasificarlos y conocer su incidencia.

Por consiguiente, antes de crear una empresa es indispensable realizar un ligero análisis de los gastos de operación para discernir si será o no rentable. Adicionalmente, una vez establecida la compañía debe hacerse un trabajo analítico sobre los referidos gastos a fin de saber qué hacer para ser más rentable.

Presupuesto de Gastos Administrativos

Antes de culminar este artículo, vamos a hablarte sobre qué constituye el Presupuesto de Gastos Administrativos y de su utilidad en la empresa. Al respecto, dicho presupuesto permite determinar de forma anticipada, la proyección de los gastos que no forman parte de la producción o gestión de ventas.

Igualmente, el presupuesto de Gastos de Administración te ayuda a controlar el límite de gastos en los que tendrás que incurrir en periodos futuros. Cabe destacar que, los presupuestos de gastos administrativos normalmente son elaborados por un directivo o gerente, visto que son los que tienen mayor conocimiento.

Adicionalmente, te reiteramos que incurrir en gastos de manera desproporcionada afecta de manera vital las ganancias y rentabilidad de la empresa. Por lo que es inevitable y aconsejable realizar una inspección de los últimos seis meses, clasificando el tipo de gasto y si son  obligatorios.

A los fines de reducir los pequeños gastos administrativos, deberíamos una vez se identifiquen evaluar que tan importante son y cómo se están administrando. Para lo cual, por ejemplo, la cantidad de material de oficina, es decir, analizar si se puede disminuir su uso con una buena gestión.

De igual forma los Gastos de Administración de energía y agua, se pueden controlar con la implementación de políticas para su correcto uso. Asimismo, es importante para la empresa, dejar las luces y los computadores apagados cuando nadie esté en esa área o evitar el desperdicio de agua.

Así como también, puedes reducir los gastos de personal, en cuyo caso debes analizar que personal necesitas para desempeñar las tareas administrativas de tu empresa. En consecuencia, es una de las principales tareas al momento de reducir gastos, no necesariamente se trata de despedirlos, puede ser recortar las horas laborales.

¿De qué Manera se Elabora el Presupuesto de Gastos de Administración?

Para finalizar este artículo, queremos que sepas como elaborar de una forma rápida y sencilla un PGA “Presupuesto de Gastos de Administración”. Lo cual, como te vas a dar cuenta no es una tarea difícil y más aún cuando se conocen las operaciones diarias de la empresa.

A este respecto, para elaborar este presupuesto se deben separar los gastos según su naturaleza, como hemos descrito separar los gastos administrativos de los operativos. Una vez se tengan claros todos los conceptos de gastos administrativos se debe realizar una lista con ellos y adicionalmente atribuirles un valor promedio mensual.

Por otro lado, en ocasiones te puedes preguntar cuál sería el porcentaje ideal que deben representar estos gastos del total de gastos de tu empresa. En este sentido te decimos que según distintos expertos en finanzas estos gastos no deben superar el 30% del total de los gastos generales.

Cuando se elabora por un año debes considerar que en algunas industrias se pueden ver afectados dichos gastos por variaciones en ciertas épocas del año. Por otra parte, te reiteramos que el presupuesto abarca tanto costos variables como fijos de la empresa, en consecuencia debes hacer los siguientes pasos:

Para concluir, debes tener en cuenta que no todos los gastos que no están directamente relacionados con las ventas pueden incluirse en el PGA. Puesto que los gastos como lo son los impuestos y los intereses pueden tener infinidad de variables que los hacen bastante difíciles de predecir.

¡Esperamos que poseas un mejor manejo en tus Gastos de Administración!