Gerencia de Proyecto: Qué es, Fases y MÁS

La Gerencia de Proyecto consiste en ser un conjunto de actividades que conforman a una institución o estructura laboral. Así pues, cada una de ellas cumple con funciones en específico tales como planificación, gastos, desarrollo, entre otros. Con lo cual, cumplen un rol importante dentro de metas deseadas por un equipo de trabajo.

Por lo tanto, en el presente artículo te contamos todo lo que necesitas conocer sobre la gerencia de proyectos y este importante proceso. De este modo podrás conocer desde qué es un proyecto, cómo iniciarlo, las fases de la gerencia de proyectos, la utilidad de la misma y muchas cosas más.

¿Qué es un Proyecto?

En primer lugar te hablaremos sobre qué es lo que se considera como un proyecto, para luego pasar a otros puntos igual de relevantes dentro de la gerencia de proyectos. De este modo, un proyecto no es más que un conjunto de actividades relacionadas entre sí. Con la finalidad de conseguir un objetivo definido.

En este sentido, dicho objetivo es cumplido en un periodo determinado y utilizando unos recursos disponibles. Es por esto que, decimos que cada proyecto es único, debido a que dispone de una fecha de inicio y otra de fin. Además de de que este cuenta con un objetivo único que resulta beneficioso para la empresa laboral.

También, es indispensable que tomes en consideración cada uno de los aspectos que rigen a los proyectos propiamente. En este sentido, existen varios elementos que definen adecuadamente las características de un proyecto, como por ejemplo:

Tipos de Proyectos

Asimismo, los proyectos según su grado de dificultad se dividen en simples, donde la relación entre sus actividades es básica y no requiere de una planificación. detallada. Al igual que en complejos, donde la red que relaciona sus actividades es amplia y compleja. Por eso, muchas tareas no se pueden ejecutar hasta que las anteriores no estén finalizadas.

También, los proyectos según la procedencia del capital se dividen en públicos, donde su financiación es procedente de instituciones gubernamentales. En privados, donde su financiación es con capital procedente de empresas o iniciativas privadas. Por último, en mixtos, donde se combinan ambos métodos de financiación.

De igual modo, los proyectos según el contenido pueden ser de construcción, de informática, empresarial o de producción de productos o servicios. Finalmente los proyectos según su finalidad se dividen en producción, sociales, educativos, comunitarios y de investigación

¿Qué es la Gerencia de Proyecto?

Ahora bien, ya que conoces qué es un proyecto, resulta igual de importante que conozcas lo que se considera una Gerencia de Proyecto. Es por ello que, a continuación te lo contamos de manera amplia y detallada. Para que, de esta manera, puedas tomar en cuenta cada una de estas actividades en la institución en la que laboras.

Para empezar, la Gerencia de Proyectos puede ser definida como el conjunto de conocimientos y técnicas aplicadas a la gestión de proyectos. En la cual, se trata de identificar los recursos necesarios y aprovecharlos para el desarrollo de un conjunto de actividades. Lo cual debe ser durante un periodo de tiempo y bajo unos requerimientos específicos.

En otras palabras,  implica ejecutar una serie de actividades, que agotan recursos como por ejemplo: tiempo, dinero, personal, materiales, energía, comunicación. Cuya  finalidad es la de lograr los objetivos pre-establecidos. Por lo  que se requiere de una filosofía distinta, así como habilidades y competencias específicas.

Características de la Gerencia de Proyectos

Fases de la Gerencia de Proyecto

El punto que corresponde abordar ahora es cuáles son las fases dentro de la Gerencia de Proyectos. Así que no te preocupes que a continuación te contamos todo lo que necesitas saber. La gerencia de proyectos es proceso, el cual es un procedimiento continuo. En este sentido, se puede dividir en varias fases o etapas como lo son:

A continuación, te hablaremos un poco más a profundidad de cada una de estas fases. En la fase inicial, como bien su nombre indica, se realiza la delimitación inicial del proyecto. Es decir, se determinan los motivos, los objetivos y todo lo necesario para el progreso de las etapas posteriores.

Luego, en la fase de organización y preparación del proyecto, entre las actividades que se realizan encontramos, reunir información, estipular los costos. Así como también, determinar los sectores que realizarán actividades específicas y elaborar un calendario en el que se destaquen los plazos de los trabajos.

De igual forma, es importante que en esta etapa las personas involucradas en la ejecución del plan sepan sus respectivas actividades y funciones. Para que así se agilice la ejecución del proyecto y se puedan alcanzar los objetivos planteados en la fase anterior.

Por último en la fase de ejecución y supervisión, es donde se pone en marcha todo lo que se ha planificado en las etapas anteriores. Por lo tanto, es aquí el momento del ciclo que más demanda de recursos humanos y materiales tiene el proyecto.

Finalmente, la fase de ejecución del proyecto también consiste en la fase de vigilancia. Esto se debe, a que el gerente o director del proyecto debe asegurarse durante su ejecución. De tal modo que este siga dentro del tiempo estipulado, con los recursos necesarios y cumpliendo los objetivos planteados.

¿Para que se Utiliza la Gerencia de Proyecto?

Por otro lado, una vez que conoces las fases que conforman a la gerencia de proyectos, vale la pena que te indiquemos un aspecto adicional. Con lo cual este consiste en que tomes para qué se utiliza o su importancia. Debido a que este conjunto de actividades resulta sumamente ventajoso a la hora de plantearse metas.

Así, La importancia de la Gerencia de Proyecto radica en entender el proyecto en sí, como en una unidad única, con unos objetivos específicos y unos requerimientos especiales. Todo ello, para su ejecución en un plazo y periodo de tiempo concreto.

De igual forma, la gerencia de proyecto sirve para que la realización de estos sea de forma más segura, rápida y eficiente. Por lo tanto, se puede entender como la reunión de ideas y prácticas que sirven para planificar, ejecutar, supervisar y finalizar un proyecto.

Para finalizar, como se mencionó en apartados anteriores, un proyecto puede tener diversas finalidades y en el caso de una finalidad social o comunitaria, una buena gerencia de proyectos garantizaría la obtención de un bien o servicio para la comunidad.

¿Cómo Iniciar un Proyecto?

En otro orden de ideas, es necesario que en este apartado te hablemos sobre los pasos qué debes seguir si deseas iniciar un proyecto. Con lo cual, estamos conscientes de que iniciar un proyecto no es una tarea fácil. Es por esto que a continuación te enlistaremos una serie de pasos que debes seguir para facilitarte el proceso de iniciar un proyecto.

En el primer paso, se debe dar respuesta a preguntas como ¿Qué queremos conseguir al final nuestro proyecto? ¿Para qué nos embarcamos en este proceso e invertimos dinero y esfuerzo en él? Con la finalidad de establecer las metas que guiaran la ejecución del proyecto.

Luego, en el segundo paso, se deben identificar las actividades principales de nuestro plan. Estas actividades deben estar orientadas al cumplimiento de las metas planteadas en el paso anterior. Así, en el tercer paso, se deben asignar las actividades que se determinaron a las personas que posteriormente las ejecutaran.

Seguidamente, en el cuarto paso, debes compartir con todo el equipo los primeros pasos para poner en marcha el proyecto. También, en el quinto paso, se deben establecer los hitos del proyecto, que a medida que se vayan alcanzando se pueda determinar el éxito del proyecto.

Ahora, en el séptimo paso, se debe revisar bien la planificación y elaborar un detallado análisis de los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto. Por consiguiente. en el octavo paso, se deben establecer reuniones periódicas, donde se discutan temas relevantes sobre el proyecto.

Igualmente, en el paso anterior deben plantearse así como posibles soluciones de problemas que puedan surgir a lo largo del desarrollo. Por último, en el noveno paso, es necesario que todas las personas involucradas cuenten con las herramientas necesarias para sus respectivas actividades.

¿Cuáles son las Mejores Prácticas en la Gerencia de Proyectos?

Ahora bien, ya casi llegamos al final de este artículo, pero no podemos irnos sin antes hablarte sobre las mejores prácticas en la Gerencia de Proyecto. A continuación te indicamos todo lo que necesitas saber. Entre las diferentes metodologías que podrás encontrar en la gerencia de proyectos, encontrarás dos que resultan muy útiles:

El PMBOK, o también conocido como Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos, es una metodología que puede utilizarse en cualquier tipo de proyecto. PERO, muestra una mayor eficacia si se emplea en proyectos con un alcance bien definido.

Se trata de un manual que brinda a las organizaciones un conjunto de procesos, modelos de administración, criterios y más aspectos favorables para la dirección de proyectos. Para ello, otorga una serie de herramientas que permiten identificar procesos generales y dar resultados óptimos.

Por su parte, el Scrum es una metodología de trabajo que se utiliza dentro de equipos que manejan proyectos complejos. es decir, se trata de una metodología de trabajo ágil que tiene como finalidad la entrega de valor en períodos cortos de tiempo y para ello se basa en tres pilares: la transparencia, inspección y adaptación.

¡Esperamos que logres tus objetivos laborales mediante la Gerencia de Proyecto!