La Gestión del Conocimiento es una forma eficaz de mejorar todos los aspectos de una empresa, organización o institución, pues es una manera de ampliar los conocimientos de todo el personal y emplear mejores gestiones.
Si tienes una empresa, formas parte de una o simplemente te interesa saber más sobre el tema, sigue leyendo el artículo donde detallamos muchos aspectos a tener en cuenta sobre cómo hacer una correcta Gestión del Conocimiento
¡Continúa leyendo y conoce todos los detalles!
Tabla de Contenidos
- 1 ¿Qué es Gestión del Conocimiento?
- 2 Objetivos
- 3 Componentes de la Gestión del Conocimiento
- 4 ¿Para qué sirve?
- 5 Importancia
- 6 Ejemplos de empresas que han aplicado la Gestión del Conocimiento
- 7 ¿Cómo gestionar el conocimiento?
- 8 Herramientas para la Gestión del Conocimiento
- 9 ¿Cuáles son las fases?
- 10 Claves para el éxito de un programa de gestión del conocimiento
¿Qué es Gestión del Conocimiento?
Es un proceso en el que una organización se permite facilitar la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente.
Por esta razón, también se dice que es una disciplina cuyo propósito es mejorar el desempeño de los individuos dentro de las organizaciones, para lograr mantener y aprovechar el valor presente y futuro de los activos del conocimiento.
Además, se puede considerar como una integración de numerosos esfuerzos y campos de estudio, ya que el procedimiento apoya a las organizaciones para encontrar la información relevante, teniendo que seleccionar, organizar y comunicarla a todo el personal activo.
Todo lo mencionado es fundamental para conseguir acciones tales como la resolución de problemas, dinámica el aprendizaje y la toma de decisiones en todo lo que respecta a la institución.
En la misma línea, gracias a la Gestión del Conocimiento se puede mejorar el desempeño de la organización en vías de lograr una más inteligente en función de todos, ya que se involucra tanto la planeación de estrategias y el establecimiento de políticas, como la colaboración de todo el personal de la organización, su sentido de compromiso y la aceptación del proceso de gestión.
Una institución que se encuentre basada en el conocimiento, implica que debe estar en una constante búsqueda general de los enfoques tradicionales de gestión: de la selección del personal, la contratación y la gestión de los trabajadores.
Todo esto, con el nuevo enfoque empresarial en el que se combine toda la información con los recursos humanos siendo esta la participación, el compromiso, la motivación y la responsabilidad de los trabajadores.
Finalmente, una Gestión del Conocimiento se trata de un trabajo, en gran parte de recursos humanos, en donde se crean las condiciones para un gran avance en la cultura empresarial.
Objetivos
Entre los objetivos de la gestión del conocimiento se encuentran los siguientes:
- Incrementar las oportunidades de negocio.
- Mejorar y aumentar la comunicación interna Incrementar la competitividad de la empresa frente a las otras.
- Elevar el liderazgo y el reconocimiento de las empresas dentro del mercado.
- Promover el rendimiento de los trabajadores.
- Convertir el conocimiento en acción y en resultados.
- Aprovechar las aptitudes de los empleados y para elevar su productividad.
- Generar empresas “inteligentes” para la resolución de problemas.
Componentes de la Gestión del Conocimiento
En el centro de la gestión del conocimiento se deben tener en cuenta dos componentes imprescindibles: las habilidades y la información. Ambos son básicos a la hora de tener en cuenta el proceso tanto en el plano externo como en el interno.
- Habilidades: Son específicamente los talentos y las destrezas que forman parte de las empresas. Sin embargo, transmitirlas requiere tiempo, paciencia y recursos ya que suelen realizarse a través de procesos de formación.
De esta forma, se asocian con los Planes de Formación de la institución y supone un esfuerzo importante el saber identificar aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la organización para que compartan sus conocimientos. Por esta razón, muchas veces los entes contratan a otros para que se encarguen del proceso y que sean externos al mismo.
- Información: esta se trata de todos los datos que se deben transmitir. Para ello, suelen utilizarse sistemas informáticos o medios propios de intercambio de datos que tenga la empresa. Si están bien diseñados y poseen una buena estrategia, pueden incluso servir como elementos para recabar información exterior y ampliar la comunicación interna.
Así, la información puede ser recogida y almacenada por los sistemas de información que tenga la empresa, facilitando la creación de un denominado “cuadro de mando del entorno” y de un “cuadro de mando integral” para la dirección. Ahora bien, si dichos sistemas están bien diseñados, se podrá obtener información periódica y sistemática de todo lo que ocurre interna y externamente y se podrán tomar decisiones con rapidez y eficacia.
¿Para qué sirve?
La Gestión del Conocimiento tiene muchas ventajas o beneficios. Algunos de ellos son explicados a continuación:
- Brinda nuevos conocimientos para el personal y los miembros de la institución.
- Mejora la calidad en los productos y servicios que ofrece la empresa.
- Perfecciona la atención al cliente.
- Contribuye positivamente en las relaciones con los proveedores o socios.
- Mejora el ambiente de trabajo y las comunicaciones interpersonales.
- Estimula la participación de los trabajadores al fomentar mejor las comunicaciones.
- Simplifica los procesos de gestión y producción.
- Genera una mayor eficiencia en el uso de los recursos y de las herramientas.
- Proporciona mejores instrumentos para la gestión de la dirección.
Estos, solo por nombrar algunos, aunque cada empresa notará, luego de su gestión, todos los beneficios que se pueden obtener al realizar algo como esto.
Importancia
Pese a todo lo explicado con anterioridad, la Gestión del Conocimiento va mucho más allá que un simple sistema informático o un plan de formación de personal. Es importante para favorecer una estructura empresarial innovadora, productiva y eficiente.
Lo mejor es que se puede lograr tan solo con conocimiento, y si este fluye fluye y se transmite de manera correcta en la organización, más fácil será el procedimiento. Las habilidades e informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y, de esta manera, aumenta la posibilidad de producir nuevo conocimiento que deriva inmediatamente en mejoras en los procesos o productos y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar otros objetivos.
La importancia más importante es que el conocimiento es el único activo personal que crece con el tiempo, no se desgasta y no se vence, pero que también si no se comparte adecuadamente puede desparecer con las personas.
Por eso, te invitamos a realizarla, sin importar si se trata de una grande, mediana o pequeña empresa, pues seguramente igual traerá múltiples beneficios.
Ejemplos de empresas que han aplicado la Gestión del Conocimiento
De acuerdo con diferentes análisis, entre los que destaca el premio Most Admired Knowledge Enterprise (premios MAKE como se les conoce popularmente), hay varias empresas reconocidas que se han destacado en su Gestión del Conocimiento.
En el año 2013, las siguientes empresas ganaron dicho premio: Accenture, Amazon, Apple, Philipps, Deloitte, EY, Flour, Google, IBM, Infosys, McKinsey, Microsoft, POSCO, PWC, Samsung, Schlumberger, Tata, Toyota, Vale y Wipro.
Todas líderes en sus mercados y preocupadas por cumplir con procesos en los que puedan crecer y avanzar en productividad, conocimiento y comunicación.
¿Cómo gestionar el conocimiento?
Al hablar de conocimiento vivo, es decir permanentemente actualizable, es necesario conocer y establecer las siguientes pautas de trabajo para volverlo útil y provechoso:
- La definición de objetivos.
- Aplicación de metodologías específicas para alcanzar los objetivos definidos.
- Prever y organizar los instrumentos para su realización y su puesta en práctica.
- Generar, evaluar y analizar resultados.
- Proponer las mejores prácticas.
- Tener bien definida la misión y visión corporativa.
- Generar un liderazgo, sobre todo en la dirección.
- Proveer motivación al personal para que se involucre en el proceso y asegure su participación activa.
- Compartir y sintetizar la información recabada.
- Asegurar la transferencia continua de las mejores prácticas a través de las herramientas adecuadas.
- Aprender tanto de los errores como de los éxitos propios y ajenos.
- Conocer los enfoques sobre cómo una organización comienza, progresa y se reforma.
Herramientas para la Gestión del Conocimiento
Entre las herramientas a utilizar dentro de una empresa, institución u organización, para lograr una correcta gestión del conocimiento se hallan:
- Bibliotecas digitales.
- Bases de datos.
- Las bases de conocimiento están relacionadas con la inteligencia artificial.
- Bases documentales.
- Software.
- Programas de gestión de la documentación y la imagen.
- Bases de datos con referencias de documentos y sus contenidos (o en su defecto la informatización de contenidos en papel).
- La Intranet (elemento recomendado para fortalecer la comunicación interna de una empresa).
- Motores de búsqueda.
- Programas de integración de información.
- Perfiles de usuario.
Todas estas son herramientas que sirven para digitalizar y hacer de fácil acceso el conocimiento recogido, ya que permiten un tratamiento versátil del conocimiento para ser compartido. Igualmente, aportan una rápida difusión y un rápido acceso a la información que se tenga a disposición.
¿Cuáles son las fases?
Un proceso estándar de gestión del conocimiento normalmente se ajustará de las siguientes fases:
- Crear una visión: saber cuál es el objetivo (u objetivos) que se pretende conseguir.
- Evaluar el panorama: saber el estatus del conocimiento actual dentro de los miembros de la empresa.
- Generar nuevos conocimientos.
- Compartir internamente el nuevo conocimiento.
- Aplicar todo lo aprendido.
- Medir resultados antes y después de la gestión.
Claves para el éxito de un programa de gestión del conocimiento
Finalmente, compartimos algunas señales claves para hacer de la gestión del conocimiento un proceso realmente exitoso:
- Las acciones deben corresponderse con la estrategia de la compañía e ir de la mano con los objetivos.
- Realizar un estudio previo de las actividades de la empresa para concentrarse en las que generan ventajas competitivas.
- Optar por transformar el conocimiento implícito en explícito.
- Asegurar que la recogida, almacenamiento y recuperación del conocimiento aumentará el valor en los activos de la empresa.
- Escoger la herramienta más ideal, de acuerdo con la institución, para el almacenamiento y recuperación de conocimiento.
- Transmitir el conocimiento recolectado a todos los miembros de la organización.
- Apoyar las iniciativas que se desarrollen luego de medir los resultados del proceso.
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