El Mapeo de Procesos es un término que se suele utilizar para ciertas actividades que se realizan en las empresas a nivel económico. Es de gran relevancia que entiendas lo que va de este mismo ya que gracias a su entendimiento puede servirte como una herramienta bastante eficaz. Ahora bien, te recomendamos que leas con atención cada uno de los puntos a tratar acá.
Hemos desarrollado para ti diversas secciones por medio de las cuales te vas a poder adentrar en el mundo de lo que es el Mapeo de Procesos. Vamos a empezar definiéndote lo que es un proceso relacionado con el mapa de procesos y seguidamente los objetivos que se van a estar persiguiendo con esta actividad.
¡Sigue leyendo y quédate para que te enteres de más y con detalle sobre este proceso tan importante!
Tabla de Contenidos
¿Qué es un Proceso?
Como hemos hecho mención en la parte introductoria, una de las primeras cosas que deberíamos de explicar es lo que es un proceso. Te recomendamos que sigas leyendo con mucha atención y detalle este concepto ya que el mismo te va a estar sirviendo de base para lo demás.
Ahora bien, lo que tenemos entendido como un proceso es que este mismo va a referirse a una serie de fases o de pasos que hay que seguir. El seguimiento y realización de las mismas es lo que va a estar permitiendo la obtención de un resultado final deseado y exitoso. También podrá ser entendido como un procesamiento que se da por medio de varias operaciones a ejecutar. A las cuales se va a estar sometiendo algo en concreto, bien sea para hacerla, transformarla o hacerle su debido seguimiento y control.
Cada uno de estas cosas a realizar se dan por medio de una modalidad que va regida por la lógica (para saber el significado de esto puedes hacer clic aquí). Y cada uno de estos se va a ir canalizando y llevando a cabo para el alcance óptimo de los resultados que se quieran tener en específico. El mecanismo por medio del cual se van a ir comportando las cosas según el diseño y el propósito que tengan las mismas.
La finalidad con la que son diseñados e implementados es que los mismos se encuentren al servicio del ser humano y el beneficio que este mismo puede obtener. Se hacen a la medida que la persona lo vaya necesitando por medio de las acciones a ejecutar y completar.
¿Qué es el Mapeo de Procesos?
Ahora bien, después de saber lo que es un proceso como tal vamos a pasar a darte la explicación de lo que es un Mapeo de Procesos. Para que todas las dudas que poseas ahora te recomendamos que hagas una lectura definida y a detalle de esta sección.
Lo cierto es que este término es considerado como una técnica que se suele usar por parte de algunas empresas e instituciones. La finalidad de su implementación es la comprensión, de manera clara, fácil y sencilla, del funcionamiento destinado para cada unidad de negocios. Por medio de las cuales, cada uno de los pasos a seguir, se van a ir viendo representados a lo largo de cada operación a llevar a cabo.
Cada una de las operaciones a hacer van a depender y variar según la unidad y la fase en la que estas se encuentren. Según los términos de entrada, salida y de acciones a tomar para un alcance óptimo. Es importante que se entienda la razón por la cual se suele llevar a cabo todo esto ya que si no se logra comprender lo que se hace no se llegará a nada.
Se aplica esta misma a diversas metodologías para que se puedan mejorar los procesos a ejecutar. Partiendo de un Mapeo de Procesos, que se encuentre bien estructurado, se pueden ir enumerando y enlistando ciertas observaciones. Cada una de ellas de manera detallada, se pueden ir haciendo anotaciones de algunas sugerencias para hacer las mejoras.
También se colocará a groso modo cada punto de operatividad que se van a llevar a su máximo potencial. Ya que esta es una actividad empírica de manera general en función a cada empresa. Por medio del mismo se logra hacer una demostración en cuanto al flujo operacional por medio de un mapa (clic aquí).
Objetivos del Mapeo de Procesos
Es importante saber cuáles son los objetivos que persigue un Mapeo de Procesos para que veas la importancia y el motivo por el cual las empresas lo hacen. Las herramientas por medio de las cuales se ve aplicado esto mismo son las siguientes:
- Se visualiza por medio de una entrevista.
- También es visto, de manera común, en ciertas reuniones.
- En lo que son los talleres que se hacen a modo colaborativo.
- Cuando se está realizando una observación de campo.
- Al realizarse un cuestionario, en la recopilación de documento e información.
- Y cuando se está dando un proceso de intercambio de las ideas.
Ahora, entendiendo esto, podemos ver que este se puede ver en cualquier lado y también podemos pasar a hacerte de los objetivos que el mismo persigue. Lo que se está buscando con este mecanismo es la identificación de los procesos de negociación que se van a ir dando. También el entenderlos y poder conocerlos a profundidad.
Otro de los objetivos perseguidos es la definición de las acciones a futuro, ya que, por medio de estos registros, se pueden determinar ciertos inconvenientes y ver los escenarios próximos. También se deberán de alcanzar las metas en relación a la satisfacción que queremos que tengan nuestros clientes y empleados.
Esto últimos va de la mano con la mejora tanto de nuestros productos como de nuestros servicios ofrecidos, para optimizar las acciones. También se busca la reducción de los costos y que se aprovechen al máximo cada uno de los insumos con los que se cuentan. Se logra una visualización en cuanto al rendimiento de nuestro negocio.
Etapas del Mapeo
Aquí te diremos lo relacionado a las fases o etapas por las cuales pasa un Mapeo de Procesos. Estas son bastante sencillas y fáciles de comprender, son tres etapas por medio de las cuales un proceso deberá de pasar para ser mapeado y registrado. A continuación, te vamos a mencionar y a explicar lo que va de cada una de estas mismas etapas. Estas son las siguientes:
Determinar el proceso y la herramienta de mapeo utilizada:
En esta etapa lo que se busca es saber qué es lo que se va a querer mapear y el motivo para que se realice esto. Este primer paso les cuesta a las empresas ya que las mismas no logran encontrarle un parado, o determinar límites, para cada proceso. Es importante que se determinen como como el dónde se va a iniciar el mapeo, también el establecer cuándo termina el mismo.
Es decir, lo que se va a estar estableciendo aquí son las llamadas “fronteras del proceso”. También lo que son las entradas y las salidas de los mismos en cuanto a los resultados. Si lo queremos ver de una manera más visual podemos sentarnos a observar lo que es el mercado y los competidores que surgen. Al hacerse un tipo de encuesta y se visualizan los resultados, con ellos los gerentes deberán de ir monitoreando el proceso y estableciendo parámetros.
Determinar el nivel de detalle y la información necesaria:
En esta etapa simplemente lo que se debe de hacer es la determinación en cuanto a los niveles que deberá de tener el mapeo, esto en relación a los detalles del mismo. Es importante entender que si este se establece de manera excesiva se puede dificultar el resto de los procedimientos. Y, por consiguiente, al momento de analizarlo y comprenderlo será engorroso y sin éxito alguno.
Verificación y validación:
Esta etapa no es más que simplemente hacer una constancia y comprobar que todo el mapeo haya sido ejecutado de la manera correcta. Asegurarse de que no se hayan cometido ningún tipo de errores. Esta verificación suele hacerse mediante la comprobación de las herramientas que se han seleccionado para su realización.
Se da fe de que se haya, tanto construido como ejecutado, de manera asertiva, que realmente se estén reflejando cada uno de los sistemas a estudiar. Se considera que esta es una de las fases más difíciles ya que los resultados que se obtiene, comúnmente, suelen ser tres, y hay que analizar los tres de igual forma. Esto en base al flujo constante de cada uno.
¿Cómo Definir el Grado de Detalle y Datos Necesarios Para Realizar el Mapeo?
Beneficios del proceso
Para cerrar con este artículo, debemos de entender que el Mapeo de Procesos es un proceso muy importante y que gracias al mismo se pueden obtener varios beneficios. Este va a estar colaborando con la identificación clara de las fortalezas que tenemos y aquellos puntos en los que fallamos.
Nos va a estar permitiendo y haciéndonos la vida más fácil en cuanto a la construcción de aquellos sistemas que nos van a estar sirviendo para medirnos. Nos darán como resultados los indicadores necesarios para que se pueda mejorar el rendimiento y la calidad de lo que ofrecemos, de manera amplia y completa.
Otra de las cosas que nos posibilita es que nos brinda la capacidad de hacer cálculos en cuanto a los costos, en cuanto al tiempo que se va a necesitar. También, nos ayuda a medir el personal disponible y a quiénes se les pueden asignar ciertas tareas para que todo el engranaje funciones.
Esperamos que todo esto se haya sido de mucha utilidad ¡Nos leemos luego!
