La organización del proceso administrativo es fundamental para asegurar el cumplimiento de objetivos y metas específicas establecidas de manera previa. Por supuesto, la organización garantiza resultados óptimos y eficaces que se vinculan al proceso administrativo.
Si no tienes idea de qué trata este tema, ¡Te invitamos a que lo descubras!, a continuación mencionaremos toda la información relevante acerca de la organización del proceso administrativo, cuáles son sus etapas y mucho más.
¡Sólo debes leer este artículo!
Tabla de Contenidos
¿Qué es la Organización?
Si bien es cierto, la organización se conoce como la función administrativa encargada de agrupar las actividades necesarias que permitan ejecutar lo que se ha planificado. Por supuesto, establece dichas tareas, quienes las van a desarrollar, cómo deben realizarlas y qué recursos utilizarán para llevar a cabo el cumplimiento del objetivo.
Ahora bien, la organización prepara la estructura interna para que la ejecución de las tareas sea más eficiente. Es en este momento en donde se incluye el proceso administrativo ya que, la organización forma parte de las etapas de dicho proceso, de hecho, en esta etapa se define el organigrama de la empresa.
Si no sabes qué es un organigrama, ¡No te preocupes!, más adelante hablaremos de eso. Sólo continúa leyendo.
Organigrama
En primer lugar, el organigrama es un gráfico que refleja la estructura de la empresa con sus niveles jerárquicos. Su objetivo principal, es mostrar las relaciones y la jerarquía de todos los sectores de la empresa. Dicho gráfico puede ser: horizontal, vertical, sectorial, informativo, entre otros.
¿Qué es el Proceso Administrativo?
El proceso administrativo es la base fundamental del presente artículo, ya que toda la información reflejada en el texto se refiere al mismo. En este sentido, el proceso administrativo se define como una herramienta utilizada por las empresas u organizaciones para poder alcanzar sus objetivos.
Esto por supuesto, se logra por medio de una ejecución continua de actividades que deben realizarse según las políticas internas y protocolos correspondientes establecidos por la empresa. Asimismo, permite maximizar sus ingresos financieros, además de sus intereses sociales.
En efecto, el proceso administrativo incrementa el nivel de eficiencia y consistencia de los recursos humanos, técnicos y materiales. Es importante mencionar que, este proceso cuenta de ciertas etapas que aseguran que la empresa tenga una buena organización de manera estructural. Esto aplica de forma interna y externa.
¿A qué nos referimos con interna?, pues sencillamente se mantiene una jerarquía de tareas asignadas a cada trabajador y las mismas deben ser ejecutadas bajo los parámetros establecidos por la empresa. Mientras que, de manera externa, nos referimos a cómo se ve la empresa desde el punto de vista del público, cómo pueden ejecutarse estrategias que atraigan clientes potenciales, entre otras cosas.
En conclusión, el proceso administrativo es esencial para que una empresa se desarrolle correctamente. Se encarga de guiar y orientar al personal de la corporación basándose en sus cualidades personales. En este sentido, es un medio que decide sobre el futuro de la empresa.
Definición de la Organización del Proceso Administrativo
Por otra parte, la actividad de organizar es la segunda función dentro del proceso gerencial, debido a que deriva de la planeación. Su propósito con el fin de optimizar y facilitar el cumplimiento de los objetivos por medio de la asignación de actividades.
Si bien es cierto, la organización también se basa en un proceso. El cual busca establecer la estructura orgánica más eficiente. Esto se refiere a dividir el trabajo, definir las responsabilidades, delegar el control y la autoridad y por último, asignar los recursos necesarios que impliquen a la empresa.
Ahora bien, la organización dentro del proceso administrativo permite conocer con exactitud cual es la situación y el estado actual de la empresa. Como mencionamos anteriormente, esto se realiza mediante el uso de recursos financieros, humanos y tecnológicos que se encuentran a disposición de la empresa.
En pocas palabras, la definición de la organización del proceso administrativo permite llevar un registro de datos reales de la empresa que les facilite a los directivos la toma de decisiones que predominarán el futuro de la organización.
Como bien sabemos, el concepto de organización se define como una estructura administrativa fundamental para el cumplimiento de metas y objetivos específicos. Por supuesto, la organización y el proceso administrativo están ampliamente vinculados.
Etapas del Proceso de Administración
En este sentido, las etapas del proceso administrativo se conocen como, la planificación, la dirección, organización y control. Es importante destacar que, la ejecución adecuada de las etapas del proceso administrativo cumplan con sus objetivos y se tenga un buen alcance sobre los mismos, evitando la toma de decisiones aleatorias e improvisadas.
En relación a lo anterior, el concepto de proceso administrativo, consta de fases y etapas. La fase mecánica planificación y organización y la fase dinámica dirección y control. Debemos tomar en cuenta que, todas las etapas son importantes y se relacionan entre sí.
Fase Mecánica
Se identifica como la parte inicial del proceso. Donde se plantean los objetivos y cuáles serán las estrategias a utilizar para alcanzarlos. Por lo tanto, es un elemento que responde interrogantes importantes para los directivos de la empresa, como por ejemplo: ¿Qué se debe hacer?, ¿Cómo se debe hacer? ¿Cuándo?
Deben evaluar cuáles serán los métodos y estrategias a desarrollar para alcanzar los objetivos generales y específicos de la corporación. Incluso, debe elaborarse un manual que describa de manera detallada las actividades a realizar.
Una vez que, se haya realizado la planificación debemos ejecutar la siguiente etapa, en este caso, la organización. Para ser claros, es un elemento sencillo, consiste básicamente en repartir las tareas asignadas y coordinar lo que se planificó previamente.
Recordemos que el objetivo principal de la organización es que se puedan llevar a cabo las actividades de manera satisfactoria con un máximo de eficiencia y con la menor implicación económica posible.
Fase Dinámica
La dirección se encarga de respaldar y motivar el trabajo que se esté ejecutando. Es decir, a partir de ese momento las actividades programadas empiezan a desarrollarse en conjunto con la organización. Por supuesto, los directivos de la empresa deben estar atentos a la evaluación de estas tareas y así poder tomar decisiones que favorezcan a la compañía.
Finalmente, este elemento tiene como propósito evaluar el alcance de los objetivos. También permite evaluar si la empresa presenta una situación favorable. Asimismo, se encarga de darle seguimiento a los resultados y medir los mismos a través de métricas confiables establecidas.
Importancia del Proceso Administrativo
Como es de esperarse, el proceso administrativo cumple con un papel sumamente importante y esto se demuestra a través de la universalidad. Es decir, es un proceso que emplea expresiones, signos y documentos que pueden ser entendibles y en efecto, cuenta con elementos comunes que lo hacen universal.
Además, es un procedimiento que permite evaluar la situación actual de la empresa y así poder determinar qué camino debe concurrir la empresa de ahora en adelante para alcanzar el éxito y lograr el cumplimiento de sus objetivos.
Por otra parte, permite administrar todas las tareas importantes en la empresa. Recordemos que a través del proceso administrativo se puede planear, organizar, coordinar, controlar y dirigir las distintas funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad y contables que componen la empresa.
En términos generales, la importancia del proceso administrativo radica en el buen uso de los recursos de la compañía. Y, por supuesto garantizar la existencia y la superación corporativa.
Características del Proceso Administrativo
- El ciclo de sus etapas se repito por cada objetivo propuesto. Es decir, son etapas cíclicas y repetitivas.
- Debe alinearse a los objetivos de la empresa.
- Debe aplicarse de manera efectiva y simple.
- Sus etapas están interrelacionadas. Se dividen en fase mecánica y dinámica.
- Puede aplicarse en cualquier tipo de empresa.
- Es regulado por el personal administrativo de la organización.
- Se utiliza en empresas para garantizar una correcta administración y utilización de los recursos.
Origen del Proceso Administrativo
El origen del proceso administrativo dio inicio con Henri Fayol, ingeniero de minas francés quien desarrolló la teoría clásica de la administración, muchas veces denominada como “Fayolismo”. Incluso, dicho personaje hacia el año 1916, tras 50 años como gerente de una empresa minera, redactó un libro referente al tema.
El cual se conoce como “Administración industrial y general”. Si deseas conocer un poco sobre los orígenes de esta herramienta administrativa aplicada por las empresas modernas, te invitamos a que ingreses al siguiente link. Allí encontrarás una página web que contiene información de interés sobre el libro redactado por el minero francés Henri Fayol.
Objetivos del Proceso de Administración
Uno de los principales objetivos del proceso administrativo es llevar a cabo el desarrollo de nuevas campañas que permitan percibir nuevos ingresos financieros. Además de, asegurar un análisis de la situación de la empresa y a su vez, ejecutar métodos de planificación y llevar un control de todas las acciones realizadas.
Si bien es cierto, otro de sus propósitos es aprovechar al máximo los recursos que se encuentran a disposición de la empresa y conseguir los mejores resultados, dentro de lo posible.
Es importante mencionar que, este proceso es cíclico, es decir, una vez que termina, empieza de nuevo. Por lo tanto, este procedimiento cíclico permite que la empresa siempre esté en la continua intención de mejorar.
¡Gracias por leernos!, esperamos haberte informado acerca de la organización del proceso administrativo.
