¿Deseas comenzar un proyecto y no sabes cómo hacer Planes de Trabajo? No te preocupes aquí te vamos a ayudar. Comenzar un proyecto sin un plan es como comenzar un viaje por carretera sin un mapa. Eventualmente puede que llegues a tu destino, pero es probable que gastes energía y recursos divagando por no tener una línea directa hacia tu destino.
Es cierto que un plan claro y detallado no resolverá todos los problemas que puedan surgir durante el transcurso de un proyecto. Pero te brindará la oportunidad de organizar sus pensamientos, evaluar sus opciones y prevenir posibles dificultades. Continúa leyendo para aprender más acerca de los planes de trabajo.
¡Sigue con nosotros para aprender más sobre el tema!
Tabla de Contenidos
¿Qué son los Planes de Trabajo?
Los Planes de Trabajo son documentos que describen todos los pasos a seguir en el transcurso de un proyecto. Desglosándolos en el mayor detalle posible y asignando actividades individuales a ciertos departamentos o personas.
Este documento es un esquema que detalla todos los productos (entregables), tareas, hitos, financiación, recursos y cualquier otra información necesaria. Dicho de otra manera, un plan de trabajo – también llamado plan de gestión de proyectos- describe cómo se realizará un proyecto.
Si las personas involucradas en un proyecto no saben exactamente lo que se espera de ellos, no sería razonable esperar que hagan bien su trabajo. El plan de trabajo es muy parecido a una hoja de ruta, que detalla el proyecto de principio a fin.
Características
Los planes de trabajo describen el propósito o la meta del proyecto, las estrategias y tácticas que desea utilizar. Así como las tareas específicas que se requieren para completar el proyecto y sus objetivos. En tal sentido, un buen plan tiene al menos las siguientes características:
- Define metas. Tanto la meta general del proyecto como las intermedias en cada fase o etapa del proyecto. Todo ello dentro de los tiempos que se estipulan para alcanzarlas.
- Expone la Estrategia para lograr las metas y los objetivos previstos. Contiene una breve declaración que explica el propósito del proyecto, sus tiempos, recursos y cómo se alcanzarán los objetivos y las metas.
- Asigna tareas. Detalla las tareas específicas que deben realizarse para alcanzar los objetivos y las metas.
- Establece objetivos. Los cuales deben ser medibles y cuantificables.
- Determina las tácticas. Son formas específicas en las que se debe realizar una tarea. A menudo descritos como entregables, pueden ser tareas importantes o el resultado de algunas tareas.
En algunos casos, las estrategias y tácticas pueden ser muy detalladas o simplemente dar breves instrucciones sobre los métodos que desea utilizar en el proyecto. Sin embargo, en todos los casos las tareas y los objetivos deben ser lo más específicos posible.
En otras palabras, puede que no siempre sea importante describir cómo se debe hacer algo, pero siempre es importante especificar qué se debe hacer.
Tipos de Planes de Trabajo
Básicamente existen cuatro tipos de Planes de Trabajo: los planes a largo plazo, a corto plazo, planes operativos permanentes y de un solo uso. Los planes estratégicos a su vez se dividen en planes a largo y corto plazo. Mientras que los planes operativos se dividen en permanentes y de un solo uso. Un plan a largo plazo es crucial para el éxito final de la organización.
Planes a largo plazo
Un plan a largo plazo para muchas empresas generalmente se extiende de cuatro a cinco años en el futuro. Para otros sectores que cambian más rápido, un plan a largo plazo puede mirar solo a dos o tres años en el futuro. Después de eso, se vuelve demasiado difícil predecir el futuro con algún grado de certeza.
La alta dirección es responsable del desarrollo del plan a largo plazo. Depende del director general asegurarse de que las condiciones cambiantes (tanto externas como internas) se reflejen en el plan a largo plazo de la organización. Cuanto más grande y compleja sea la organización, más grande y complejo será el plan a largo plazo.
Planes a corto plazo
Los planes a corto plazo generalmente asignan recursos por un o dos años. Prácticamente pueden confundirse con los planes operativos. Al igual que los planes a largo plazo, los planes a corto plazo deben ser monitoreados y actualizados. Generalmente son planes que desarrolla la gerencia de nivel medio.
Planes operativos permanentes
Un plan operativo describe las metas, objetivos específicos y los recursos asignados de una organización durante un período corto de tiempo. Generalmente los planes operativos son anuales y están vinculados con un plan estratégico o con un plan a largo plazo.
Los objetivos son tareas específicas que se emprenden para alcanzar metas más amplias. Una meta puede ser aumentar las ventas de productos en un 3 por ciento; un objetivo puede ser contratar dos agentes de ventas adicionales.
Los planes operativos permanentes son planes diseñados para usarse una y otra vez. Los ejemplos incluyen políticas, procedimientos y regulaciones. La ventaja de los planes permanentes es que fomentan la unidad y la justicia dentro de una organización y ayudan a respaldar los valores organizacionales.
Los planes permanentes también ahorran tiempo porque los gerentes saben de antemano cómo abordar situaciones comunes. Así como ayudan en la delegación de trabajo, porque los empleados ya están familiarizados con los procedimientos y normativas seguidas por la organización.
Planes de un solo uso
Los planes de un solo uso se refieren a los planes que abordan un proyecto o evento único. La duración de los planes varía, pero los tipos más comunes son presupuestos y cronogramas de proyectos. La ventaja de este tipo de plan es que es muy específico en la forma como aborda las necesidades de una situación particular.
Importancia de Aplicar los Planes de Trabajo
Un Plan de Trabajo es una manifestación práctica y de tiempo limitado de un plan estratégico general. El alcance del plan de trabajo es más limitado que el del plan estratégico, que define el propósito y la misión generales de su organización.
Sin embargo, el plan de trabajo proporciona una perspectiva para las tareas del día a día, poniéndolas en contexto en relación con los objetivos. Esta claridad puede proporcionar un sentido general de propósito, fomentando la colaboración hacia objetivos comunes.
La utilidad de su plan de trabajo continúa durante todo el período que cubre, proporcionando hitos para evaluar el progreso. Un plan de trabajo útil define una serie de metas a corto plazo, proporcionando objetivos medibles para evaluar el éxito.
Un plan de trabajo relevante y bien investigado realiza la importante tarea de resaltar las dificultades potenciales y ofrecer soluciones de manera proactiva. El proceso de creación del plan de trabajo ofrece una oportunidad para abordar estas preguntas difíciles.
Otro aspecto importante de un plan de trabajo eficaz es que aclara las tareas y los resultados específicos que cada miembro del equipo debe lograr. Con ello se allana el camino para la responsabilidad y la colaboración exitosa.
Beneficios
¿Para qué Sirven los Planes de Trabajo?
Como mencionamos, un Plan de Trabajo actuará como hoja de ruta para todo el proyecto. No solo te mantendrá a ti usted y a tu equipo organizados, sino que también garantizará la aceptación de las partes interesadas clave.
Además, ayuda a gestionar las expectativas tanto a nivel de las partes interesadas como a nivel directivo y de los miembros del equipo. Todos los que comienzan con el pie derecho tienen más posibilidades de aterrizar con el pie derecho también.
¿Cómo se Elabora un Plan de Trabajo?
Un Plan de Trabajo bien pensado es la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Es por eso por lo que debe hacerlo bien la primera vez. Aquí te vamos a presentar los seis pasos mínimos que debes seguir si quieres elaborar un plan de trabajo:
- Definir las metas. Así como todo proyecto necesita una visión, es una pérdida de tiempo explicar el “cómo” si no ha descubierto el “por qué”. Es por ello que lo primero es establecer metas claras y alcanzables para tu proyecto.
- Establecer objetivos y entregables. Con las metas definidas, es hora de especificar qué tipo de objetivos y entregables debe impulsar su equipo para lograr esas metas. Los objetivos también sirven para crear recompensas para el equipo en la medida que se alcancen. Estos incentivos mejoran la productividad y harán que su equipo se sienta apreciado.
- Asignar los recursos. Ahora que sabes lo que quieres lograr y cómo lo vas a lograr, es hora de identificar qué recursos se necesitarán para lograrlo. Si las metas son el destino y los objetivos son el motor, los recursos son la gasolina en su tanque.
- Identificar obstáculos. Ningún plan sale sin problemas. Debe identificar los obstáculos potenciales que podrían impedir el éxito del proyecto, así como dejar un margen para dar cuenta de los obstáculos que no pueda prever.
- Establecer las tareas. Ahora que tienes todas las piezas, es hora de poner todo junto creando un plan de trabajo paso a paso y un cronograma del proyecto. Ya ha establecido los entregables en el segundo paso, pero debe desglosarlos en pasos cada vez más pequeños.
- Ejecutar y evaluar. Comienza a ejecutar el plan de trabajo. Una vez que el proyecto esté en marcha, evalúalo de forma regular. Es probable que encuentres algunos problemas que requerirán un ajuste en el plan de trabajo.
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