Dentro de las organizaciones tanto públicas y privadas se utilizan los Presupuestos para estimar sus ingresos o gastos en una lapso de tiempo determinado. En ese sentido, esta es una valiosa herramienta de planificación comúnmente utilizada por las empresas.
Al respecto, hemos preparado este artículo para dar a conocer su definición, sus objetivos, sus funciones, usos, clasificación e importancia. Es por ese motivo que te animamos a seguir leyendo sobre esta valiosa técnica muy demandada por empresas.
Tabla de Contenidos
¿Qué es un Presupuesto?
Los Presupuestos son estimaciones de ingresos y gastos que realizan las empresas en un período de tiempo determinado. Cabe destacar que, estas proyecciones son efectuadas tanto en instituciones públicas y privadas, con o sin fines de lucro y sea cual sea la actividad económica que estas desempeñen.
Otra definición puede ser la siguiente: es la cuantificación de los planes de la entidad en un momento determinado. Como podemos observar, los presupuestos son un gran aliado de la planificación y a través de ellos podemos llevar el control de la ejecución de las operaciones.
Además, podemos cuantificar las metas financieras y se suele realizar de forma anual basándose por lo general en las condiciones del mercado, variables económicas y estudios de tendencia histórica de los ingresos y los gastos.
Objetivos de los Presupuestos
Los Presupuestos persiguen distintos objetivos que abarcan lo administrativo, lo financiero y lo legal. A continuación te indicamos los principales:
- Realizar proyecciones del futuro. Para cumplir ese objetivo, es necesario que realicemos un análisis interno detallado de la entidad, con el propósito de conocer las posibilidades y recursos disponibles para planificar adecuadamente. Adicionalmente, debemos incluir el análisis externo (aspectos políticos, económicos y sociales), es decir, del entorno donde la empresa establece sus relaciones.
- Identificar los recursos entre las áreas de la organización. Al cuantificar los recursos disponibles y los que se necesitan, se pueden determinar las necesidades de cada departamento. Para tal fin, es necesario involucrar a todas las áreas de la empresa.
- Servir como parámetro para comprobar el cumplimiento de objetivos y metas. El presupuesto se convierte en un valioso instrumento de evaluación control de los planes, ya que al conocer la cuantificación de la ejecución de las actividades, éstas se pueden comparar con lo programado.
- Coordinar las actividades por departamentos. Lo anterior, nos permitirá identificar la existencia de tareas y esfuerzos duplicados, en aras de alcanzar una mayor optimización de los recursos. Cabe destacar que, se deben alcanzar elevados niveles de comunicación para lograr este objetivo.
- Promover el compromiso institucional. Este objetivo se puede obtenerse cuando se involucran a todas las áreas de la empresa en todas las etapas presupuestarias. Además, se crea una mayor responsabilidad para alcanzar los objetivos y metas institucionales.
Además de lo anterior, el presupuesto ayuda a conocer el desempeño de las áreas de trabajo, a detectar cuales están siendo más eficientes, dónde se generan desperdicios o cuáles son improductivas. Adicionalmente, permite validar el manejo financiero de la entidad.
Función de los Presupuestos
Los Presupuestos realizan distintas funciones que abarcan lo administrativo, lo financiero y lo legal. A continuación te indicamos los principales:
- Llevar le control financiero de la organización.
- Facilita la comparación de lo presupuestado con lo ejecutado para conocer sus variaciones.
- Contribuir con la detección temprana de desviaciones en los planes.
- Coadyuva al cumplimiento de las leyes, políticas y demás normas de la empresa.
- Permitirá conocer la efectividad de la planificación y de los controles.
- Facilita la elaboración de indicadores de gestión.
- Ayudar a mitigar los riesgos.
- Estudiar la factibilidad financiera de un proyecto.
- Contribuye a establecer responsabilidades y asignar tareas.
- Coordina los diferentes centros de costos creados en la empresa.
Usos de los Presupuestos
Los usos del Presupuestos se centran en cuantificar las necesidades de recursos y los medios con los que cuenta la empresa para llevar a cabo sus actividades. En adición, la programación de los recursos y gastos, facilita la comparación de las metas a través del tiempo.
Al utilizar las técnicas presupuestarias, se pueden determinar la productividad de las áreas de trabajo y se establecen estándares para alcanzar los objetivos y metas. Lo anterior, origina una cultura de planificación y realza la importancia de la planificación para la organización.
En adición a lo antes explicado, es importante que conozcamos las etapas de los presupuestos: formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación. A continuación se detalla cada una de ellas:
- Formulación. En esa fase se conforma el equipo de trabajo, se realiza el análisis interno y externo. También se establecen las premisas para efectuar las proyecciones de las variables y se consolidan los presupuestos.
- Aprobación. Todos los presupuestos deben ser aprobados por las máximas autoridades de las entidades, a fin de darle un carácter más formal a este instrumento de planificación.
- Ejecución. Toda vez que haya sido aprobado, se procederá a materializar las operaciones, es decir ventas, cobros, gastos y pagos.
- Control y evaluación. En esta etapa se suele comprobar lo ejecutado versus lo programado, para verificar el cumplimiento de los planes.
Tipos de Presupuestos
En cuanto a los tipos de Presupuestos, existen diferentes criterios para identificarlos. En este segmento, mostramos las categorías más conocidas: en cuanto al sector y en función a su periodicidad. También existen otras clasificaciones que van de acuerdo al área y la metodología utilizada.
Con respecto al sector, se pueden distinguir los presupuestos públicos y privados. El primero de ellos, se corresponde al plan de acción que utiliza un gobierno para la satisfacer las necesidades de la población. Con respecto al segundo, este es realizado por los particulares. A continuación te mostramos las diferencias que existen entre ambos.
|
PRESUPUESTO PÚBLICO |
PRESUPUESTO PRIVADO |
| Están regulados por un marco legal. | Lo rigen las políticas y normas internas de la empresa |
| Son rígidos para poder ser modificados. | Son flexibles y más fáciles de ajustar a las necesidades de la organización. |
| El Poder legislativo aprueba anualmente al presupuesto | Las máximas autoridades de la empresa son los encargados de aprobarlos. |
| Persigue el equilibrio presupuestario, es decir los ingresos sean iguales a los gastos | No necesariamente se busca un equilibrio presupuestario, más bien que los ingresos sean superiores a los gastos (superávit presupuestario) |
| Guarda una gran vinculación con los planes nacionales de desarrollo. | Están asociados con los planes de la empresa. |
| No tiene fines de lucro. | Se realizan con fines lucrativos, es decir alcanzar beneficios o ganancias. |
Cabe resaltar que, las diferencias antes indicadas son similares en la gran mayoría de los países. Al respecto, si deseas conocer más sobre el presupuesto público en México, te recomendamos que sigas el siguiente enlace.
Con relación a su periodicidad, el presupuesto puede ser a corto, mediano y largo plazo. Es de hacer notar que, la gran mayoría de las entidades formulan sus proyecciones de ingresos y de gastos de forma anual, pudiendo establecer adicionalmente, estimaciones plurianuales (de 3 a 4 años).
Dadas los constantes cambios del entorno, es recomendable realizar estimaciones a corto plazo, a fin de alcanzar mejores resultados en la programación presupuestaria.
Otras clases de presupuesto
En lo que respecta al área, podemos encontrar presupuestos de ventas, costos de producción, gastos administrativos y de ventas, flujos de caja proyectados,Estado de Resultado y Estado de Situación Financiera estimados. Adicionalmente, existe el presupuesto de inversiones, de gastos de personal, entre otros.
Finalmente, de acuerdo a la metodología presupuestaria, encontramos los siguientes presupuestos: Tradicional, Base Cero, Planificación – Programación – Presupuesto, Por Programas y Por Proyectos.
Con respecto a la metodología tradicional, la misma fue la primera técnica que se utilizó para formular los presupuestos, basándose principalmente de acuerdo a las tendencias históricas de las entidades. En el mismo se utiliza más la intuición que la razón y se encuentra desvinculado con la planificación.
Luego surgió el Presupuesto Base Cero, el cual parte parte desde cero, no dando continuidad la planificación anterior. Esa técnica quedó en desuso, debido al retrabajo que origina y no permite vincular la planificación entre períodos.
En cuanto al modelo Planificación – Programación – Presupuesto, el mismo tiene una visión plurianual de las acciones que son agrupadas por programas para el período dado. Además, es altamente centralizador y requiere de una buena tecnología y personal capacitado.
En lo que respecta al presupuesto Por Programas, se sistematiza de forma ordenada las proyecciones en forma de programas y proyectos, indicando las tareas a realizar, los objetivos específicos y los costos de ejecución.
Con relación a la metodología Por Proyectos, se toma las proyectos como punto de partida del proceso presupuestario, asignándole actividades y recursos para la satisfacción de las necesidades colectivas.
Cabe mencionar que, las dos últimas técnicas presupuestarias existe una mayor vinculación con los planes de la entidad, son de mayor complejidad y requieren de personal con altas competencias para su realización.
Importancia del Presupuesto
Los presupuestos son de suma importancia para la empresa, pues permite estimar sus operaciones y dar cumplimiento a las metas organizacionales. Adicionalmente, facilita la medición y mitigación de riesgos.
Además de lo anteriormente indicado, se hace posible revisar las políticas utilizadas por las entidades y podemos medir la gestión de la empresa, a fin de conocer si se están cumpliendo con los objetivos y metas trazadas en los planes.
“El presupuesto contribuye a la optimización de los recursos de la empresa”
