Si los activos fijos son las propiedades tangibles a largo plazo que posees y que utilizas en tus operaciones para generar ingresos, estamos seguros de que te interesará saber ¿Qué es la Administración de Activos Fijos? Sobre todo, porque necesitas que tus activos fijos no se consuman ni se conviertan en efectivo al menos dentro de un año.
Puedes también llamar a tus activos fijos como activos de capital, propiedad, planta y equipos, y por lo general se espera que los presentes en el balance de tu empresa por debajo de los activos circulantes.
¡Es un tema apasionante y muy provechoso para ti… continúa adentrándote en él!
Tabla de Contenidos
¿Qué son los Activos Fijos?
Empezaremos con decirte que los activos fijos son todos los bienes de tu compañía, ya sean los tangibles como los intangibles. Es clave que no dejes que se conviertan en líquido a corto plazo y que entiendas que normalmente son necesarios para el funcionamiento de tu empresa. Por eso no debes destinarlos a la venta.
Acá te dejamos algunos ejemplos de activos fijos:
- Bienes inmuebles
- Maquinaria
- Material de oficina
Ten en cuenta que cualquier inversión que realices en activos fijos representará un desembolso importante de efectivo para tu empresa y que generalmente representará un compromiso financiero de largo plazo. De allí que es importante que consideres la vida útil y la depreciación del activo fijo antes de cualquier decisión o estrategia de negocios o inversión.
Tipos de Activos Fijos
Ahora te diremos cuáles son los tipos de activos fijos:
- Netos: son los que aparecerán en tus registros financieros en su valor o costo original, restándole la depreciación acumulada y cualquier cargo por deterioro. Debes saber que, debido a la depreciación continua el valor neto siempre está disminuyendo.
- Cuentas: acá estarán los bienes de largo alcance que deberás reflejar en tus registros contables porque influyen en el capital e incorporan la compra, revalorización, devaluación y venta del activo fijo. El propósito es que sepas su valor general para comprender no solo qué activos fijos posees, sino también el valor de cada activo individual.
- Tangibles: están representados por edificios, terrenos, hardware, equipos diversos, vehículos, muebles, entre otros bienes. Es todo lo que necesitas para mantener el negocio.
- Intangibles: acá puedes incorporar el fondo de comercio, las licencias, nombres o marcas registradas. Incluso, los números de teléfono, cualquier innovación y sitios web, que alguna vez planees vender.
¿Qué es la Administración de Activos Fijos?
Nos interesa que sepas que la administración de activos fijos es la posibilidad que puedes desarrollar para hacer un correcto uso o un debido control sobre tus activos, para que ahorres dinero y tiempo. También, puedes verla como una manera eficiente para prevenir robos, planificar el mantenimiento y los reemplazos futuros.
De igual modo, esta actividad es clave para tu empresa porque te ayudará a tener claro el impacto directo del manejo de tus bienes en el cálculo de los impuestos. Si no cuentas con una adecuada y correcta contabilidad, tu empresa puede sufrir sanciones; y si tu información financiera es inexacta, tomarás pésimas decisiones y erradas estrategias.
El objetivo de la administración de activos fijos es que dispongas información precisa y oportuna en cuanto a:
- El mantenimiento y la actualización de toda la información requerida sobre los Activos Fijos (código, fecha de incorporación, modelo, número de serie, proveedor, ubicación, responsable, etc.).
- La generación del código de identificación de los nuevos bienes que incorpores.
- La creación del asiento de amortización mensual por rubro de activo fijo.
- El reporte mensual detallado de altas y bajas del período.
- La conciliación periódica de la información de Activo Fijo con los saldos de los rubros contables
- El cuadro de Activo Fijo, en moneda principal y moneda de conversión.
- Un inventario de bienes detallando toda la información relativa a cada uno de los ítems de Activo Fijo
- El reporte de amortización proyectada para un período de tiempo estipulado
¿Cómo Administrar los Activos Fijos?
Necesitamos que sepas que la gestión y/o administración de tus activos fijos es un proceso metodológico. Su propósito central es que poseas una base de datos cualitativos y cuantitativos de cada uno de tus activos fijos, de forma precisa y confiable con base en los siguientes pasos:
- Levantamiento Informativo del Activo e Inspección Física
- elaboración del listado contable con soporte documental
- Conciliación del inventario físico – contable
Para que logres gestionar tus activos fijos de manera eficiente es necesario que tomes en consideración los siguientes elementos:
- Ubicación o lugar de cada activo fijo.
- Cantidad de los activos fijos que dispones para saber su estado de desgaste natural para que sean remplazados.
- Condición de los bienes para que tengas una correcta planificación, evitar robos, saber cuándo te corresponde cambiarlos y no caer en decisiones a última hora.
- Programas de mantenimiento preventivo para que alargues la vida útil de tus activos y prevenir daños que perjudiquen tu negocio.
¿Por qué es Importante Realizar la Administración de los Activos Fijos?
Hasta ahora te hemos mostrado los principales conceptos y elementos clave para la administración de los activos fijos. En este apartado te queremos dejar algunas de las razones para convencerte sobre su importancia para tu compañía:
- Facilita los procedimientos. La administración de activos fijos te brinda la oportunidad de tener más control sobre tus bienes. Podrás saber exactamente dónde se encuentran, cómo se utilizan y cuándo se han reparado.
- Ofrece seguridad en el cálculo de la depreciación. Puedes usar la gestión de activos fijos para garantizar la exactitud en el cálculo de la amortización y depreciación, pues tendrás organizadas las fechas de entrada y salida, el precio de adquisición y la vida útil.
- Refuerza la reducción de los costos. Con el mantenimiento preventivo de tus activos fijos lograrás un factor muy importante en la reducción de costos. Si planificas adecuadamente, llevas un control eficaz y elaborarás un plan de mantenimiento, aumentarás la vida útil de tus activos.
- Detecta “los activos inexistentes” a través de un inventario de activos fijos. Este inventario te ayudará a detectar artículos defectuosos o que no utilices y que puedan ser reparados, reubicados o vendidos, para que puedan ser devueltos a tu empresa.
- Refuerza la reducir los robos. Es necesario para ello que controles lo que no sabes que tienes. Es decir, los bienes que posiblemente te han hurtado.
Todos estos elementos se pueden convertir en una tarea muy complicada, si tu empresa no cuenta con un control preciso de sus activos a través de herramientas y sistemas tecnológicos. Difícilmente notarás la desaparición de artículos de menor valor, o de aquellos que se posee en grandes cantidades, si no llevas estos registros.
Por otro lado, si lograr una correcta administración de activos fijos, podrás detectar todas las desapariciones de activos fijos, crear métodos para recuperarlos y evitar que los incidentes se repitan. Se trata de que tu empresa implemente el mejor de los sistemas de control de activos fijos.
Ejemplos de Activos Fijos
Ya te hemos dicho que los activos fijos son todos aquellos bienes tangibles e intangibles que requieres para el funcionamiento y beneficio de tu compañía. Y lo fundamental: los adquiriste con el propósito de no venderlos en el curso normal de la operación.
Por ello, es necesario todo lo que te hemos aclarado sobre: ¿Qué es la Administración de Activos Fijos? Para ir concluyendo este artículo, te ilustraremos con unos ejemplos de activos fijos y pensarás en los tuyos.
Las clases que los integran son:
- Terrenos, urbanos o no.
- Construcciones en proceso.
- Edificios propios y todo tipo de inmuebles que sean de tu propiedad (edificios, locales, pisos, etc.)
- Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.
- Maquinaria y equipo: máquinas, vehículos industriales y herramientas necesarias para el funcionamiento diario de tu empresa.
- Equipos de operación.
- Muebles y enseres.
- Equipo de cómputo.
- Transporte: todos los medios de propiedad de tu empresa que sean utilizados para personas, animales o mercancía.
- Equipos controlables.
- Dispositivos arrendados o en comodato.
Debes tener cuidado de no incluir como activo fijo un artículo de inventario. Recuerda que, los compraste con la intención de revenderlo directamente o de incorporarlo a un producto que luego vas a vender.
Para aclararte un poco más la diferencia entre artículos de inventario y tus activos fijos, te daremos algunos ejemplos. Si tu empresa vende productos alimenticios, tus camiones de entrega son activos fijos. Si construyes un estacionamiento en tu empresa, el estacionamiento es un activo fijo. No olvides que la palabra “fijo” indica que se trata de activos que no vas a vender en el año contable actual.
Es necesario que sepas que de acuerdo con las Normas de Contabilidad Financiera, todos tus activos deben proporcionar beneficios económicos futuros razonablemente estimados para tu compañía.
¡Estamos seguros de que ahora cuentas con información importante para el futuro de tu negocio y su sustentabilidad!
