¿Qué es la Gestión Administrativa? Definición, Funciones, Características y MÁS

• Planificación. Consiste en la etapa previa al desarrollo, en donde se proyectan metas, se definen los objetivos y se establecen tanto los recursos necesarios como las actividades que se van a hacer en determinado tiempo.

También, se debe estudiar el ambiente y el entorno, asignar las tareas que ayudarán a lograr los objetivos, contar con un plan integral de logros, establecer los métodos y procedimientos requeridos para el desempeño de la labor, crear sistemas de alerta que permitan anticipar problemas y actualizar los planes, considerando cualquier resultado que se vaya generando.

•  Organización. Acá lo vital es construir una estructura para distribuir los recursos humanos y los económicos con los que se disponen, siempre con la finalidad de ordenar y desarrollar el trabajo y así alcanzar los objetivos planificados.

Igualmente, se determinan las áreas dentro de la organización, se agrupan las tareas y se escoge al personal apto para desarrollarlas. Además, en el área, es importante saber dividir el trabajo, estructurar las unidades operativas dentro de la empresa, seleccionar al personal más adecuado para todos los puestos, establecer ajustes en las actividades y evaluar todos los aspectos que arrojen los resultados.

Las dos funciones restantes

• Dirección. Este es el momento de ejecutar todas las estrategias planificadas, orientando los esfuerzos hacia los objetivos claramente establecidos. De esta manera, a través del liderazgo, la motivación y la comunicación se van estableciendo cuáles serán los mecanismos de evaluación constante.

También es importante guiar e incentivar al grupo, mantener una comunicación interna exitosa (directa, abierta y transparente), desarrollar las potencialidades de cada empleado, fomentar y aumentar los incentivos y establecer mecanismos de evaluación constante del proceso de ejecución.

• Control. En este punto, se trata de verificar que las tareas asignadas avancen alineadas con las estrategias con el fin de optimizar la toma de decisiones, reorientar actividades de ser necesario y corregir problemas.

La Gestión Administrativa es una labor que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

Asimismo, en el control se evalúa el producto de la labor, tomando como base los estándares de desempeño se comunican las sugerencias al personal y se corrigen las acciones que sean necesarias.

• Contratación de personal: es la solicitud, selección, capacitación y captación del personal. Es un punto muy relevante porque el logro de los objetivos de la organización depende de poder contar con el personal adecuado.
• Protección de los activos: ya que estos deben estar protegidos contra el uso indebido, pérdida o daño causado por robo o por cualquier otra circunstancia. Para ellos, es recomendable llevar un registro adecuado para cada activo, responsabilizando al personal de su uso correcto.
• Relaciones públicas: porque es necesario el establecimiento de las diversas líneas de comunicación entre la organización y su público relacionado, sean clientes, proveedores, etc.
• Establecer series de trabajo: para un mejor desempeño deben desarrollarse sistemas y procedimientos de rutinas de trabajo definidas.
• Compra de activos fijos: partiendo de la necesidad de activos fijos, se debe seguir un procedimiento estándar sobre todo lo relacionado con la selección y compra de cada tipo de activo fijo requerido. Para esto, es esencial realizar una detección y evaluación de la necesidad real del activo, para evitar gastos innecesarios.
• Diseño y control de formas: esto ya que gracias al trabajo administrativo se deben diseñar los formularios para proporcionar la información requerida de manera adecuada.
• Compra de papelería y artículos de oficina: todas estas compras deben cubrir las necesidades de sobre la papelería, pues repercutirán en la ejecución sistemática y rápida del trabajo que se hace y de poder contar con los materiales suficientes. Por ello, son tan importantes estos insumos, así como su distribución a otros departamentos, cuando sea el caso.

• Plantear y elaborar políticas, reglas y procedimientos.
• Encabezar varios equipos de trabajo.
• Supervisar el presupuesto de la empresa.
• Proponer e implementar mejoras en las políticas de gestión de personal.
• Fiscalizar el proceso de remuneraciones a los distintos empleados.
• Promover e impulsar programas de capacitación del personal.
• Hacer análisis diagnósticos de manera periódica sobre el ambiente de trabajo.
• Mantener actualizado al directorio de la organización.
• Vigilar y monitorear los planes y las previsiones de ventas.
• Optimizar y seleccionar estrategias de ventas.
• Distribuir el espacio de trabajo para los todos los empleados.

• Incremento de la productividad: ya que permite ejecutar muchos procesos de forma más optimizada y sencilla lo que aumenta directamente la productividad. Por esta razón, se busca tener la oportunidad de modificar todos aquellos procesos que, en lugar de ayudar en la eficiencia, retrasan la productividad.
• Concentrar los esfuerzos en lo que realmente importa: ya que sin la gestión administrativa es imposible centrarse en los objetivos, que finalmente son los que realmente importan. Con una planificación bien ejecutada y estrategias bien definidas, los objetivos que antes parecían imposibles de alcanzar se vuelven tangibles.
• Aprender a hacer más con menos: pues al evaluar los diferentes indicadores se refleja cómo los equipos pueden ahorrar dinero y encontrar maneras inteligentes de optimizar sus productos y servicios.

• Examinar y conocer las dificultades de la empresa.
• Organizar todos los recursos financieros.
• Tener un buen liderazgo, tanto en situaciones difíciles como en los procesos cotidianos.
• Motivar a los miembros de la empresa para hacer cumplir los procesos administrativos.
• Reflexionar sobre diversos escenarios para evitar problemas.
• Enfrentar y aportar soluciones a los problemas.